Resumen
ERP es un término que se ha introducido en el mundo empresarial a nivel global. Sus siglas corresponden a , un sistema de gestión empresarial integrado con la contabilidad, gestión, de stock, compras y fabricación
En este vídeo hablaremos sobre:
¿Qué es un ERP? ¿Para qué sirve un ERP a nivel empresarial? ¿Cuáles son las ventajas de implantar un ERP en una organización? ¿Qué tipos de ERP existen en el mercado? ¿Cómo puede mejorar un ERP la productividad de un negocio
Transcripción
bienvenidos al canal de conecta uno de los elementos más importantes a la hora de construir un ecosistema digital en la empresa es un sistema de gestión erp hoy contamos con ruymán herrera que lleva más de 15 años trabajando en el sector de la implantación de rpp gracias por venir gracias a ti tony un placer explíquenos que es un erp el término rt es una palabra que hemos introducido dentro de nuestro vocabulario de forma habitual pero bueno en realidad es un acrónimo que viene del inglés de planificador de recursos de empresariales o de una empresa y que básicamente en su mayor diferencia respecto a un sistema de gestión erp es la unificación en una sola plataforma de todas las soluciones que necesita una empresa en la parte de gestión correcto si por ejemplo qué tipo de qué tipo de áreas puede cubrir una ere pero de repente puede cubrir el administrativo por supuesto la parte de facturación etcétera del departamento de compras departamento de almacenes laboral producción gestión de proyectos la verdad que bueno pues se puede adaptar casi a cualquier departamento o sea que más allá de las ventas y la parte financiera que también la integra que una sola aplicación pues tiene otros recursos empresariales correcto históricamente el rp nació con la parte financiera gestión y producción también tenía una parte de producción pero sí que verdad que con el tiempo pues ha ido incluyendo funcionalidad para otro tipo de departamentos tipos por ejemplo proyectos técnicos por ejemplo el departamento técnico una gestión de proyectos almacenes la gestión laboral por ejemplo recursos humanos eso se puede integrar una misma aplicación y cuáles son las ventajas de tenerlo en lugar de en varias aplicaciones aisladas digamos en una sola cual cuál es la principal yo creo que la principal ventaja es que la información fluye ya tiene la información en el mismo sitio todo el mundo maneja la misma información y es mucho más fácil compartirla y tomar decisiones en base a ella claro porque además estará actualizada en tiempo real digamos no hay aplicaciones que se tengan que sincronizarse con el dato único la capacidad para navegar dentro del sistema también no estar en la ficha lo mejor de un cliente y poder ver sus facturas ver sus cobros pagos correctos desde el mismo desde la misma entidad cliente por ejemplo poder ver pues todo lo relacionado con esa cliente los contratos que tiene las ofertas que le has presentado los artículos que le has vendido las visitas que les han hecho los comerciales su ficha de mayor lo que te debe lo que no te debe vale o sea que realmente unifica sólo de un vistazo digamos tienes correcto una foto global de cualquier entidad hablamos de cliente como podemos hablar de artículos de proveedores o incluso un empleado con lo cual sí que tiene un impacto verdaderamente potente a la hora de mejorar ese flujo de información dentro de la empresa por ejemplo de compra la ventaja que tiene respecto a a la gestión de proveedores o la gestión de pedidos de mínimos y demás así que es verdad que un departamento de compras suele ser un gran olvidado entre un sistema de gestión maneja muchos excel es no tienen amor acceso información a los consumos históricos etcétera entonces sí que de programar unas compras en un departamento no suele ser muy sencillo entonces con un erp pues tú tienes no solamente tu histórico de compras con tus proveedores de manera que sabes ya no sólo el histórico de precios que eso evidentemente es importante pero que ya ni siquiera esa variable para nosotros es irrelevante exacto sino que también tiene toda la parte del otro lado de las ventas cuál es el consumo medio diario de tus productos e incluso podríamos tener en cuenta la estacionalidad de esos productos el tiempo que tarda el proveedor en enviarnos la mercancía de los tiempos entre gales o por ejemplo si tienes un stock mínimo marcado en el sistema por tiene que tenerlo en cuenta para saber que tienes claro sea afín al departamento de compras no habla ni de unidades ni de precios habla de días para cuántos días me queda mi stock de criatura así que es importante la parte d de almacén también por ejemplo cuando tienes varias ubicaciones y quieres tener el almacén optimizado en cuanto al recorrido por ejemplo para preparar los pedidos es una de las primeras cosas cuando ya hablamos de un proyecto de almacén una de las primeras cosas que hay que hacer justamente optimizar ese recorrido físico que tiene que hacer el operario de almacén para hacer la expedición o para hacer la preparación de los pedidos diarios valernos manini que otros sistemas además de la rp existen porque hay toda una sopa de letras rms gea se anuncia de verdad existen un montón de términos también muy parecidos a rpp que son acrónimo en inglés tipo crm y sg apm s que realmente son soluciones que son específicas para determinados sectores verticales como un pps que es una gestión hotelera por ejemplo sería el equivalente a un erp pero para ahora como todo el resto con el idioma del hotel y por ejemplo en cga que sería más dedicado al número más dirigido a un departamento en este caso de almacén pues en general que significa sistema de gestión del hermano de marcel es correcto o por ejemplo crm que ya es una gestión de relación con los clientes por ejemplo en el crm nos encontramos con que no solamente podemos gestionar la venta y la preventa sino tú comentas también que incluso lo que viene después todo el sistema de preventa de ticket soporta imágenes un sistema crm debería de poder automatizar t no sólo la parte de fuerza de ventas que es lo que tú dices oportunidades de negocio ofertas certidumbres de cierre etcétera y previsiones de fechas también debería de ser capaz de gestionar de generación de demanda marketing y luego también la parte de postventa donde ya sí que puedes hablar dependiendo de a qué te dediques servicio técnico o sencillamente reclamación de reclamaciones digamos ya en la fase por venta nos queda entonces un ferrero puede ir desde antes hasta la idea es justamente contar con este tipo de sistema como un crm o como un b y es más fácil a la hora de integrarlo con un sistema de tipo de repetida imagen exacto así que es verdad que lo habitual es tener un sistema donde te encuentres un ecosistema de soluciones integradas vale y la mejor manera para integrar soluciones es que es precisamente lo que esté por debajo pues sea una base de datos comerciales bueno ya que podemos entender que así con rpp como una especie de base sobre la que se pueden conectar otros sistemas de una forma más unificada y más fácil una pregunta que usuario se ve más beneficiado y cuáles van a soportar mejor o van a tener menos ventajas y tener que soportar una nueva carga de trabajo cuando estás un erp como una empresa decide implantar un erp en su gestión y dependiendo desde el prisma del que lo mires pues podrás encontrar diferentes ventajas si no mira desde el punto de vista de un propietario de un gerente obviamente va a tener la información a tiempo va a tener la información integrada va a tener acceso a esa información de manera mucho más fácil más claro más en los niveles de gerencia que digamos es lo más obvio así que van a tener ventajas pero también en otros niveles el nivel es por ejemplo más operativo desde punto de vista del usuario pues obviamente vas a tener la facilidad de acceder a la información porque va a estar todo integrado en una única plataforma pero es que además también lo que es la usabilidad o la navegación dentro de la propia aplicación pues te va a permitir fácilmente poder estar consultando una ficha de mayor al mismo tiempo que estás haciendo una factura o incluso si quieres sacarte información del ejercicio pasado cosa que podrías navegar por dentro de la aplicación saltando incluso entre información si tienes permiso de los diferentes departamentos golpe de clic a este otro actor que también se ve beneficiado que el departamento edite en el departamento y te lleva a contar con una con un sistema con una solución pues claro no se puede actualizar solas normales y que no tiene que mantener el departamento de ite que ya lo que lo mantiene el propio partner que está implantado si yo entiendo que también la ventaja para departamento informático de contar con una sola herramienta sino a veces su función es encontrar un conjunto de herramientas que funcionen y mientras que con una solución integral pues ya un poco se asegura pues de esa vigencia del programa a través de actualizaciones correcto a nivel de infraestructura comentábamos en la importancia de contar con un sistema local o un sistema en la nube hay alguna recomendación en función del tamaño del tipo de empresa no hay ninguna recomendación en función de tamaños de empresa sí que es cierto que estos casi dependen más de la cultura de la empresa que otra cosa y hay mucha gente que no está dispuesta o no se siente cómoda a tener los datos fuera de su empresa pero quiero que custodiarlo su empresa que tenerlo en un servidor de hamas por ejemplo sin embargo por ejemplo si eres una empresa pequeña también puedes contar con un sistema en la nube igual que si eres una empresa sí sí por supuesto claro que sí claro que sí en este caso hay soluciones cloud es de lo que hablábamos antes segmento de micro pyme autónomo hasta cualquier tipo de empresa cosa que depende más de una decisión cultural o de la forma de trabajar internos en que nosotros de vista es más así realmente el tema por
ejemplo de la formación porque entiendo que una de las dificultades o uno de los temores que más puede estar en una empresa a la hora de cambiar un sistema es que todo su personal digamos ya está acostumbrado a una forma de hacer las cosas y con un nuevo sistema tienen que aprender a adaptarse como como plantea la formación la implantación de una red dentro de la implantación de un lp siempre tiene que haber obligatoriamente una etapa donde se capacite al usuario y otra donde se le acompañe al usuario hasta que realmente nosotros hacemos el símil de cuando te llevamos de la mano hasta que tú ya camina solo fueron un poco esos sí muchas veces el usuario tiene la sensación de que el programa que está utilizando pues lo usa al 20 por ciento de la capacidad y entiendo que una parte importante de esa implantación de esa formación es sacarle partido y adaptarlo un poco a la realidad de la empresa no es claro aquí hay una formación debe existir una formación estándar y debe existir también una formación un poco más específica a tu caso en concreto vale pero luego no nos tenemos que quedar ahí también hay que tener en cuenta que el producto evoluciona salen cosas nuevas y tú también evoluciona tu empresa evoluciona y yo creo que deberíamos de ir pensando en un acompañamiento digamos tecnológico a lo largo de ese año consigue por ejemplo otra cuestión muy relacionada son los desarrollos no es mi empresa es diferente pienso que es muy diferente y que tiene procesos que quiero seguir manteniendo porque a lo mejor hacen que sea diferente a mi competencia que me permite diferenciar me me adapto llevar a rpp o el gps puede adaptar un poco a mí no sé cómo en tienes diferentes opciones sí que es verdad que hay en el mercado de rpp es con una funcionalidad estándar muy amplia donde solamente hay que parametrizar determinados casos y ya bueno te queda funcionando con el estándar pero si aún así dentro de ese estándar hay alguna parte que no sé que no cubre tus necesidades pues se pueden hacer desarrollos a medida sólo en esta parte vale o sea que no se trata de desarrollarlo todo a medida que a veces te te salen un poco de estándar digamos de la industria pero si se permite sobre los sistemas debe hacer personalizaciones sí sí sí sí sí pg bueno relacionado con esto por ejemplo en soluciones propietarias entiendo que en el mercado de los derrapes sí que hay algunas marcas muy potentes y llevamos muchos años trabajando pero también en el entorno web pasa más a lo mejor hay soluciones de software libre aquí que cuál es la solución depende también de algunos factores a la hora de escoger un software para una empresa yo creo que debes hacerte una serie de preguntas que son las mismas vale dependiendo independientemente del software libre ese software propiedad del propietario o si eso fuera medida después de impuestos un desarrollo que tú encargas a medida yo creo que ahí tienes que hacerte siempre las mismas preguntas primero debes cualificar el producto tienes que hacerte ciertas preguntas oye resuelven mis necesidades actuales resuelven mis necesidades futuras o con el futuro exacto o por lo menos en el horizonte que yo soy capaz de ver voy es capaz de lograrlo en una proyección legal más correcto es un software ágil garantiza la evolución legal por ejemplo móviles pues todas esas preguntas debes hacerte la revolución legal por ejemplo en apartados como el financiero o en apartados como el laboral y luego tienes otra parte que tienes que cualificar que es el fabricante del producto cuántos años llevas tienes que conocer su solvencia tienes que saber cuál es el target de ese producto si estás entiendo soluciones más como tú decías antes nomás para un sector orientada a uno mismo tener experiencia en el sector hotelero por ejemplo la cultura de fabricación por ejemplo y luego la última parte que para mí es la fundamental que es la clave para que un proyecto de implantación sea un éxito que es cualificar al partner más le tú tienes que saber si ese partner exactamente igual que el fabricante si una empresa solvente cuántos empleados tiene quiénes son los consultores qué clientes tiene cuántos clientes tienes de tu sector por ejemplo el partner que ya sería la empresa encargada digamos localmente de dejar de reimplante exacto él implantador de ese software en tu en tu empresa por lo tanto a la pregunta software libre software propietario la respuesta es no lo sé otra duda que suele ser muy frecuente cuando tú planteas cambiar una solución al tipo de revés yo llevo trabajando ya 10-15 años con un software y tengo todo el histórico lo tengo mis clientes tengo mis pedidos mis compras toda esa información histórica para emitir un valor cuando cambio a un rpp pierdo esa información o hay alguna solución se puede migrar realmente la información de tu sistema actual sea el que sea se puede llegar a migrar a la nueva base de datos a una nueva nueva plataforma el día que tú arranques con tu nuevo erp vas a contar con tus datos maestros de clientes dado de alta con tus proveedores tus fichas de artículos precios estos iniciales fitch es el mayor diario contable todo eso se puede emigrar se entonces o se puede mirar siempre y luego tenemos en la parte del histórico donde no siempre se puede migrar y dependerá también del origen de los datos de la estructura de los datos y que sean compatibles vamos hablando por ejemplo de esos movimientos de compra de esas dudas del detalle de las ventas por ejemplo si no es posible lograrlo siempre cabe la posibilidad de hacer un proyecto de ley en donde sí que se pueda atacar a la información de los diferentes orígenes entre ellos los acrónimos que deseas al principio que nos permite analizar la información de la empresa comentas que se podría trasladar tanto la información del sistema antiguo como la del nuevo a rpp y sumarla en el bei digamos por ejemplo la rasa en un solo origen y nombre de la información histórica difícil perfecto a nivel por ejemplo de tiempos tiempos de implantación o sea entiendo que estos son proyectos complejos por lo tanto llevan un tiempo lo que decías antes también de la importancia de la formación cuando se puede demorar estos meses por ejemplo en meses aproximadamente en la media que tenemos estimada es que entre tres y seis meses ya pueda estar funcionando con tu nuevo sistema es un proyecto es un poquito más complejo bueno pues sí que es verdad que te puedes alargar hasta un año cuál es la complejidad por ejemplo un proyecto que incluya qué módulo puede ser un poco más complejo por ejemplo te doy la vuelta a la parte más sencilla que podemos arrancar en un mes la parte financiera es muy sencilla porque realmente un traspaso de datos una formación que ya estamos funcionando cuando ya estamos hablando de una parte más operativa más digestiva más de almacén quizás ahí sí que necesitemos un poquito más de tiempo principales ventajas de cambiar uno de los motivos para cambiar a un sistema de rpp también es la posibilidad de conectarle otros sistemas de gestión como pueden ser lo que deseamos de un crm o un sistema de gestión de almacenes por ejemplo en un sistema de gestión almacenes avanzado que implica qué ventajas tienen un sistema de gestión de almacenes realmente te ayuda a optimizar toda la digamos el eslabón de la cadena de suministro donde realmente preparar la expedición y envías la mercancía estoy optimizar la que obtenemos con todos estos proyectos minimizamos errores a la hora de preparar pedidos minimizamos devoluciones de clientes por lo tanto con lo cual estamos claros enviar un paquete con otras cosas exacto incluso tienes la posibilidad de que se grabe en vídeo cómo preparar los pedidos de forma con cliente y soy de que te pediría 8 y me mandaste 7 pues vamos a ver el clip de vídeo justo donde se preparó ese pedido concreto y lo veis después que yo te metió hecho en la casa pero es que además controlar el inventario tiempo real con lo cual sabes exactamente lo que tiene y no sólo lo que tiene sino donde lo tiene claro ubicaciones por la na
turaleza de un proyecto de de gea no es controlar el almacén desde un punto de vista económico es controlar el almacén desde un punto de vista de unidades cosa que nos olvidamos digamos del valor de esas unidades sino lo que hacemos una gestión física de dónde se encuentra lo que entra lo que sale lo que tarda los operarios en hacer cada una de las acciones y donde se encuentra no sea incluso puedes controlar con un exige el tiempo dedicado a reponer por ejemplo por ejemplo o preparar pedidos para mediante saltos tú sabes en cada momento lo que ha hecho cada operario y cuánto tiempo ha tardado incluso en sg a te puede servir para calificar un poco el trabajo también lo mejor es establecer un sistema de recompensa basado en el número de pedidos servido tanto en tienen por ejemplo bueno perfecto y otros sistemas más tipos por ejemplo crm que se conectan con dispositivos como es una tablet para un comercial vamos de el sistema de soporte por venta o sea que otros sistemas puedes conectar un sistema de este tipo es capaz de comunicarse obviamente con muchos tipos de hardware desde una planta de fabricación por ejemplo porque te vaya diciendo las unidades que se han fabricado las unidades que se han rechazado por ejemplo incluso de un almacén donde puedes incluso mapear su almacén con lucecitas para que el operario sepa dónde tiene que ir a buscar o donde no y que se vayan encendiendo y apagando concerté un poco de pintura corrector pico popular que justamente eso y otros otro tipo de dispositivos y nuevos inteligentes que cada vez se van teniendo más presencia también en almacenes en oficinas entiendo que por ejemplo un ecommerce a la hora de vender online también es mucho más sencillo cuando tienes una estructura tipo erp en la empresa para organizar categorías organizar marcas fabricantes y demás efectivamente tú dentro de la ficha de cliente de la ficha del artículo pues vas a tener una serie de campos donde tú podrás hacer las las clasificaciones que tú quieras pero de este tema yo creo que tú sabes más que yo se lo habrá sufrido hasta el tema que yo seguramente cuando tengo que conectar con un sistema con una base de datos digamos comercial o cuando tiene que comentar con un sistema con una base de datos propietarios es cierto que nos facilita en una estructura de tipo de rpp no facilitar un entorno donde poder tener esa información como tú comentas o por ejemplo activaron un cliente para que puedas comprar uno online o un producto para que sea visible o no pero al final hay un trabajo que creo que tiene mucho que ver con lo que deseas hacer es la formación un trabajo que tiene que ver con la propia estructura de la información dentro no por qué y puedo tener las categorías pero las puedo tener pensadas para vender online o para explotar sí sí o sea que entiendo que un poco lo que decías antes no sacar el máximo partido a un erp y es fundamental esa parte de consultoría hay empresas que además de hacer la implantación luego ofrecen sistemas una vez puesto en marcha para seguir las sacando digamos provecho esa es una de las preguntas que hablábamos al principio de cualificar al partner tú también tienes que saber si ese partner porque pues te puede hacer desarrollos y te puede dar la formación si luego además también cómo va a ser ese soporte que te va a dar y cómo te va a acompañar todos tienes que validarlo cualificarlo antes de uniendo esto con la parte de tiempo y costes hablando de ahora de la parte económica un sistema erp desde lo más pequeño que se pueda implantar que me comentaba que tiene sentido desde cuanto estamos hablando y hasta cuando me imagino hasta cuánto me imagino que depende mucho de la complejidad no tiene en cuenta tony que esto se considera una inversión entonces realmente lo que tienes que estudiar es el retorno de esa inversión de cuánto te cuesta a ti no tener el rp vale decir es capaz de calcular o alguien es capaz de calcular cuánto te cuesta a ti no tenerlo pues no sé si que ya tienes una cifra más o menos aproximada de hasta cuánto debería de ser capaz de llegar nos estamos hablando de que te lo planteas también como un retorno en base al ahorro por ejemplo en costes administrativos de la única manera y estábamos hablando de en torno a unos 5 % que se consideran que sobre la cifra de negocio que tengan la empresa debería invertir en la sociedad recomendable a uno entre un 1 y un 1 5 por ciento de su cifra de negocio debería estar dirigida a haití y esto para pasarlo a cifras que podamos entender a nivel de euros por ejemplo en proyectos lo más pequeño posible un proyecto que simplemente quiera facturar o como tú decías antes de lo más sencillo que sería poner en marcha una parte financiera podemos estar hablando de a partir de algunos miles de euros exacto está pues añadiendo módulos con proyectos desde unos miles más de algunos miles de perfectos este tipo de inversiones entiendo que son totalmente subvencionables porque realmente implican una innovación en la empresa hay una mejora en los procesos hay una traducción del coste de papel por ejemplo de la transmisión de información entre apartamentos esto es un objeto que se puede considerar subvención ablación correcto se considera innovación por lo tanto se puede se puede ser un objeto subvencionables y también hay otros mecanismos que pueden resultar fiscalmente interesantes como por ejemplo hacer operaciones de renting un renting tecnológico por ejemplo sí que es cierto que aplaza la inversión a medida que lo vas también retornando y por ejemplo la cuota es 100% deducible como gasto vale porque lo que si no ya no consideran el software como un objeto de inversión que correcto seguir ese caso sí perfecto pues realmente agradezco montón toda la información que hemos comentado sobre los sistemas de gestión en rpp como decimos en la base sobre la que se construye probablemente el resto del ecosistema de la empresa las soluciones de commerce pero también soluciones de crm para comerciales soluciones avanzadas de gestión de almacenes hemos dado un repaso muy genérico sobre la importancia y las ventajas de la rp pero pregunto contigo para seguir profundizando y a lo mejor atendiendo a algunas especificidades como tú deseas antes de verticales para sectores concretos para áreas departamentos concretos por mi parte encantado de participar en este proyecto tuyo y por supuesto a tu disposición gracias gracias