Desde la llegada de la Ley de Control Horario de 2019, los sistemas de control horario han crecido con fuerza. Eso se debe a que la ley solo obliga a controlar las horas que realiza el trabajador, no obliga a usar un sistema determinado. Es decir, la propia empresa siempre es la que debe determinar qué sistema le interesa más.
Requisitos mínimos de la ley de control horario
Como bien sabrás, desde el 12 de mayo de 2019, las empresas tienen la obligación de registrar el horario de entrada y salida de todos y cada uno de sus trabajadores. Desde ese momento, las empresas tienen la obligación de cumplir los siguientes requisitos mínimos:
- Registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador.
- Poner a disposición de los empleados el registro en caso de que lo demanden.
- Deben informar a los sindicatos de las horas extras realizadas cada mes en la empresa.
- Toda la información recogida se debe guardar por un mínimo de cuatro años.
¿Cuáles son los sistemas de control horario más usados?
En la actualidad hay diferentes tipos de sistemas de control horario. Es verdad que el software es el más cómodo, pero no todas las empresas lo usan. Por ese motivo, te mostramos los más comunes para que los puedas conocer.
1- Software de control horario
Es un programa informático que permite registrar y controlar el horario de los trabajadores en la actualidad. Es una de las herramientas más usadas por las empresas por la comodidad que ofrece y por sus beneficios.
Actualmente podemos encontrar muchos software de control horario, pero sin lugar a dudas el software de control horario líder es el de Bizneo.com. Este programa destaca por tener todas las herramientas necesarias para cumplir la ley. Pero también incluye otras funcionalidades que lo hacen mucho más completo. Por ese motivo, tanto las grandes empresas como las pequeñas están optando por ese programa porque da muy buenos resultados. Si todavía no lo has probado, debes saber que el software pone a tu disposición dos semanas gratuitas. Durante ese tiempo podrás darte cuenta de que realmente es lo que necesitas, gracias a que cuenta con muchas funcionalidades que se pueden personalizar.
2- Plantillas Excel
Es otra opción que usan muchas empresas como método de control horario, aunque no es tan cómodo como el software. Aun así, algunas empresas optan por esta opción porque es algo más económica.
Como podemos leer en el artículo sobre los mejores software de control horario y registro de jornada de HazunaWeb, las plantillas Excel son una solución rápida y sencilla para muchas empresas. No solo se pueden usar a nivel digital, también a nivel físico. En este último caso, lo que hacen los trabajadores es imprimir la ficha e irla rellenando todos los días. Luego la escanean y la mandan a la empresa para que quede constancia de ese control horario.
El problema de este sistema, a pesar de ser una opción práctica y económica, es que no son tan completos como los programas.
Hay que tener en cuenta que las hojas se deben guardar durante cuatro años, eso puede llegar a provocar un problema importante de espacio.
Además, las plantillas Excel van acompañadas de fórmulas que tienen que ser revisadas cada poco tiempo. Eso hace que haya que realizar un esfuerzo extra que con los programas no hay que realizar.
Sin olvidar que en ocasiones puede que no sea un modelo compatible con los empleados a remoto, sobre todo los que tienen que viajar mucho. Comentamos eso porque no es práctico tener que estar viajando todo el día con la hoja para registrar los horarios.
3- Máquinas para fichar
Son sistemas que se llevan usando durante mucho tiempo como método de fichaje en sectores de servicios e industrias. Las máquinas son muy fáciles de usar y permiten que el control horario sea el adecuado, gracias a que fichar es muy sencillo.
A pesar de la presencia de las nuevas tecnologías, en Wiki Tecnología podemos comprobar que las máquinas para fichar siguen muy presentes en el mundo de la industria para controlar las horas extra. Además, muchas de esas máquinas ya están unidas a los software de recursos humanos. De esa manera se consigue tener un control centralizado y se consigue que todo sea más sencillo.
El problema de este sistema es que solo es válido para los trabajadores que acuden de manera presencial a trabajar. No hay ningún método para fichar a distancia, lo que hace que para los teletrabajadores este sistema no sea el más adecuado. A eso hay que sumar que el precio de la instalación y mantenimiento no es bajo, de aquí que poco a poco las empresas se actualicen a otros sistema de software de control horario como el de Bizneo.
4- Sistemas biométricos
Se puede decir que es el sistema de control horario más sofisticado, pero muy pocas empresas lo han instalado por su complejidad y sobre todo por el coste económico del sistema.
En este caso, el sistema biométrico realiza el control horario de los trabajadores a través de la huella dactilar. Pero también se puede realizar a través del rostro o incluso de la pupila o iris. De esa manera a través de un algoritmo complejo puede saber quién está fichando sin margen de error.
El sistema de huella dactilar ganó mucha fuerza hasta la llegada del Covid-19. En ese momento el mismo comenzó a perder fuerza y se comenzó a apostar por el reconocimiento facial o de iris. Eso se debe a que se realizaban a distancia y eso reducía de manera importante el riesgo de contagio.
Este tipo de sistemas biométricos no suelen ser comunes en las empresas de a pie. Normalmente se suele usar principalmente para las empresas que necesitan de mucha seguridad. De esa manera se impide que una persona pueda acceder a las instalaciones sin permiso o fuera del horario. Es decir, se presenta como una de las opciones más seguras, pero a cambio de un coste económico elevado.