Los procesos de negocio, el valor oculto más valioso de tu empresa
Los procesos de negocio son las secuencias de tareas que permiten a una empresa operar de manera estructurada y eficiente.
El valor oculto de los procesos de negocio
- Cuando una empresa tiene procesos bien definidos, puede escalar sin caos ni dependencia de personas clave.
- La clave del crecimiento rentable está en optimizar y automatizar estos procesos.
- Ejemplo de un proceso mal gestionado: pedidos que se ingresan manualmente en el ERP, generando errores y retrasos en la entrega.
¿Qué son los procesos de negocio?
Los procesos de negocio son la columna vertebral de cualquier empresa. Desde la gestión de pedidos hasta la atención al cliente, cada operación sigue una serie de pasos que determinan la eficiencia, rentabilidad y capacidad de escalabilidad del negocio.
Son el valor oculto más importante de una empresa, ya que encapsulan el know-how organizacional, permitiendo que las tareas críticas se ejecuten de manera estructurada y repetible. Sin procesos bien definidos, las empresas dependen en exceso de la experiencia de personas clave, lo que puede generar ineficiencias y falta de continuidad operativa.
Según un estudio de McKinsey & Company, las empresas que invierten en la optimización de procesos de negocio pueden mejorar su productividad hasta en un 20-30 % y reducir los errores operativos en un 50 %. Sin embargo, muchas organizaciones aún operan con procesos manuales y desconectados, lo que genera pérdida de tiempo y recursos.
Qué son los procesos de negocio y por qué son el valor oculto más valioso de la empresa
Los procesos de negocio son secuencias estructuradas de actividades que permiten a una empresa alcanzar sus objetivos operativos. Pueden ser manuales o automatizados y abarcan desde la captación de clientes hasta la entrega de productos y servicios.
Cuando los procesos de negocio están bien diseñados, la empresa puede escalar sus operaciones sin generar caos interno. Además, permiten documentar y transmitir el conocimiento organizacional, evitando que el éxito dependa de personas específicas.
Por ejemplo, en un proceso de negocio bien definido de gestión de pedidos en una tienda online, los pasos clave serían:
1. Recepción del pedido
- El cliente realiza una compra en la web.
- El pedido se registra automáticamente en el ERP.
2. Verificación del pago y stock
- Se valida el pago y se actualiza el stock en tiempo real.
- Si hay un problema de disponibilidad, se notifica al cliente o se activa un proceso de reabastecimiento.
3. Preparación y empaquetado
- Se genera una orden de preparación en el almacén.
- El producto se recoge, empaqueta y etiqueta con la información del cliente.
4. Envío y seguimiento
- Se asigna automáticamente un transportista con base en las tarifas y tiempos de entrega.
- El cliente recibe un correo con el tracking y la factura correspondiente.
5. Gestión postventa y devoluciones
- Se automatiza la recepción de incidencias y la gestión de devoluciones con reglas predefinidas.
Si este proceso no está optimizado, la empresa puede enfrentarse a problemas como errores en la preparación del pedido, sobreventas por falta de sincronización del stock o retrasos en la entrega. Un proceso bien diseñado y automatizado mejora la eficiencia, la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Las ventajas de la automatización de procesos
- Reducción de costes: La automatización de procesos de negocio permite mejorar al carga de trabajo del equipo disminuyendo los recursos empleados para ello.
- Descenso de los errores humanos: Los errores humanos están presentes en todas las compañías. Mediante una correcta automatización de nuestros procesos de negocio, éstos se reducen al mínimo.
- Aumento de la velocidad de ejecución de cada proceso que pertenece a un mismo flujo de trabajo.
- Una mayor información en torno a todos los procesos ejecutados.
- Control de resultados a tiempo real, permitiendo adaptar nuestros flujos de trabajo a los resultados obtenidos.
Una breve historia de los procesos de negocio: de la Revolución Industrial a la automatización en 2025
Los primeros procesos de negocio documentados:
La Revolución Industrial trajo consigo la necesidad de organizar la producción de manera eficiente. Un ejemplo clave fue la línea de ensamblaje introducida por Henry Ford en 1913, que permitió reducir el tiempo de fabricación de un automóvil de 12 horas a solo 90 minutos.
La gestión científica de Taylor y la estandarización:
A principios del siglo XX, Frederick Winslow Taylor revolucionó la gestión empresarial con su teoría de la gestión científica, que analizaba cada tarea en detalle para maximizar la productividad.
El caso Domino’s Pizza en los 70s: La optimización como ventaja competitiva
En 1973, Domino’s Pizza lanzó su icónica promesa de “entrega en 30 minutos o es gratis”. Para cumplirlo, estandarizaron cada etapa del proceso de preparación y entrega, lo que no solo redujo tiempos, sino que mejoró la calidad del servicio.
El boom del ERP en los 90s: Digitalización de procesos empresariales
La llegada de software de planificación empresarial (ERP) permitió estructurar los procesos de negocio en herramientas digitales, aunque con altos costes y rigidez en la personalización.
Automatización en 2025: Agilidad y escalabilidad con IA, RPA y no-code
Hoy en día, la combinación de inteligencia artificial, RPA (Robotic Process Automation) y plataformas no-code permite a las empresas optimizar sus procesos de negocio sin grandes desarrollos.
La oportunidad de automatizar los procesos en 2025
Las nuevas tecnologías han cambiado la forma en que trabajamos. En 2025, la automatización se ha convertido en un factor clave para el crecimiento empresarial gracias a:
- Inteligencia Artificial (IA): Predicción de demanda y personalización de la experiencia del cliente.
- Plataformas ETL como Conecta HUB: Integración sin código entre sistemas como ERP, eCommerce y marketplaces.
- Automatización de tareas repetitivas con Zapier y herramientas no-code.
Ejemplos prácticos de automatización de procesos de negocio
Ejemplo 1: Automatización sencilla con Zapier
Caso: Un equipo de ventas quiere recibir alertas automáticas cuando se cierre un nuevo cliente.
- Antes: Un comercial tenía que revisar manualmente el CRM y avisar al equipo de operaciones.
- Automatización con Zapier:
- Cuando un cliente cambia de estado a «Ganado» en el CRM, Zapier envía automáticamente un mensaje a Slack y crea una tarea en Trello para el equipo de operaciones.
- Resultado: Ahorro de tiempo y reducción de olvidos en la comunicación interna.
Ejemplo 2: Automatización avanzada de gestión de pedidos con Conecta HUB
Caso: Una tienda online en Shopify quiere sincronizar automáticamente sus pedidos con su ERP Sage 200 y optimizar la logística con Sendcloud.
Antes:
- Los pedidos de Shopify se ingresaban manualmente en el ERP.
- El stock no se actualizaba en tiempo real, generando sobreventas.
- El equipo de logística tenía que copiar y pegar datos en la plataforma del transportista.
Automatización con Conecta HUB:
- Los pedidos de Shopify se sincronizan en tiempo real con Sage 200.
- El stock se actualiza automáticamente en Shopify cuando se confirma un pedido en el ERP.
- La integración con Sendcloud genera etiquetas de envío y actualiza el tracking en Shopify.
Resultado:
- Reducción de errores en la gestión de pedidos.
- Optimización del stock en tiempo real.
- Ahorro de tiempo en logística y mejora en la experiencia del cliente.
¿Es posible automatizar cualquier proceso?
Pese a que la evolución tecnológica y el desarrollo de nuevas soluciones informáticas trabajan para que cada vez un mayor número de procedimientos se puedan automatizar, es importante comprender que no nos encontramos en una situación en la que el 100% de los procesos existentes puedan iniciar esta transición.
No obstante, cada vez son más los workflows que pueden ser llevados a cabo de manera completa a través del uso de un software especializado.
Elementos a tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso
Antes de automatizar un proceso de negocio, es clave evaluar si las condiciones están dadas para una integración fluida y efectiva. No todos los procesos son fácilmente automatizables, y en muchos casos, el éxito depende de la calidad de los datos, la conectividad entre aplicaciones y el retorno de inversión (ROI) potencial.
Aquí te dejamos tres aspectos clave para evaluar si tu proceso está listo para ser automatizado con una herramienta ETL como Conecta HUB.
1. Conectividad: ¿Tus sistemas pueden comunicarse entre sí?
Para automatizar un proceso, es imprescindible que las aplicaciones involucradas tengan formas de intercambio de datos. Esto puede lograrse mediante:
- APIs (Application Programming Interface): Si tu ERP, eCommerce o CRM tiene una API, es posible conectarlo con otros sistemas mediante una integración ETL.
- Conectores nativos: Herramientas como Conecta HUB ya incluyen conectores preconfigurados para ERPs como Sage 200 o Business Central, plataformas eCommerce como Shopify o PrestaShop, y herramientas de logística como Sendcloud.
- Acceso a bases de datos o archivos: Si una aplicación no tiene API, puede ser posible conectarla extrayendo datos desde una base de datos SQL, un FTP o un archivo CSV.
Acción:
Haz un listado de las herramientas que intervienen en el proceso que deseas automatizar. Pregunta a tu equipo técnico si tienen APIs disponibles, bases de datos accesibles o si pueden exportar/importar datos en un formato estándar (CSV, XML, JSON).
Ejemplo práctico:
Una empresa B2B gestiona pedidos en su eCommerce PrestaShop, pero la facturación y stock se manejan en Sage 200. Antes de automatizar la sincronización de pedidos, deben verificar:
✅ ¿Sage 200 tiene API o permite importar pedidos vía FTP? (Sí)
✅ ¿PrestaShop tiene API para extraer pedidos automáticamente? (Sí)
✅ ¿Las estructuras de datos de ambos sistemas son compatibles? (Requiere mapeo)
Si ambos sistemas pueden comunicarse, Conecta HUB puede automatizar la sincronización en tiempo real.
2. Calidad del dato y existencia de pautas claras
Uno de los errores más comunes en la automatización es asumir que los datos en los sistemas actuales son consistentes y utilizables sin ajustes. Antes de automatizar un proceso, es crucial garantizar que la información sea:
- Completa: Si faltan datos clave en los registros (por ejemplo, productos sin código EAN o clientes sin dirección completa), la automatización fallará o generará errores.
- Normalizada: Diferencias en nombres o formatos pueden impedir que los sistemas se comuniquen correctamente. Un ejemplo común es que un ERP tenga «Cliente ABC S.L.» y el CRM lo registre como «ABC SL», lo que puede causar duplicados.
- Estructurada: Es importante que existan reglas claras sobre cómo se registran los datos en cada sistema.
Acción:
Revisa la calidad de los datos en los sistemas actuales. Pregunta:
✅ ¿Hay datos críticos faltantes o inconsistentes?
✅ ¿Los formatos son compatibles entre sistemas (ejemplo: fechas en DD/MM/AAAA vs. AAAA-MM-DD)?
✅ ¿Los identificadores clave están bien definidos? (Ejemplo: SKU en productos, ID en clientes)
Ejemplo práctico:
Una tienda online quiere automatizar la sincronización de productos entre Shopify y su ERP Business Central. Antes de integrar, deben verificar:
✅ ¿Todos los productos en Business Central tienen SKU único? (No → Es necesario normalizar antes de automatizar).
✅ ¿El ERP y Shopify manejan los mismos atributos de productos? (Sí → Compatible).
✅ ¿Hay reglas claras sobre qué productos deben subirse o actualizarse? (Sí → Se pueden definir en la integración).
Si los datos están limpios y estructurados, se puede proceder con la automatización con Conecta HUB.
3. Evaluación del ROI: ¿Vale la pena automatizar este proceso?
No todos los procesos justifican una automatización inmediata. Para priorizar, es útil calcular el retorno de inversión (ROI) potencial, considerando:
- Tiempo ahorrado: ¿Cuántas horas dedica el equipo a esta tarea manualmente?
- Impacto en la eficiencia: ¿Reducirá errores o mejorará la experiencia del cliente?
- Coste de la automatización: ¿El ahorro justifica la inversión en una integración ETL?
Acción:
Evalúa el impacto de la automatización con estas preguntas:
✅ ¿El proceso involucra tareas repetitivas y de alto volumen? (Ejemplo: procesar 100 pedidos al día manualmente).
✅ ¿Hay un alto riesgo de errores si se sigue haciendo manualmente? (Ejemplo: facturación incorrecta o pérdida de pedidos).
✅ ¿Cuánto tiempo se ahorra con la automatización y cuánto cuesta implementarla?
Ejemplo práctico:
Una empresa B2B recibe pedidos manualmente por email y debe ingresarlos en su ERP Sage 200. El proceso toma 3 minutos por pedido, con 200 pedidos al mes = 600 minutos (10 horas) de trabajo manual.
Automatización con Conecta HUB:
- La integración extrae automáticamente los pedidos desde el email o un archivo CSV y los sube al ERP.
- El stock y precios se sincronizan en tiempo real.
- Se eliminan errores manuales y se mejora la eficiencia del equipo.
Cálculo de ROI:
- Tiempo ahorrado: 10 horas/mes.
- Reducción de errores en un 90 %.
- Coste de automatización: Se amortiza en 3 meses con la reducción de trabajo manual.
Si el ahorro supera la inversión inicial en poco tiempo, la automatización es una decisión acertada.
Conclusión: Evalúa antes de automatizar y maximiza el impacto
Antes de invertir en la automatización de procesos de negocio, revisa estos tres factores clave:
1. Conectividad: Verifica si las aplicaciones involucradas pueden comunicarse vía API, bases de datos o archivos.
2. Calidad del dato: Asegúrate de que la información es completa, normalizada y estructurada.
3. ROI potencial: Calcula el ahorro de tiempo y reducción de errores para determinar si la inversión en automatización vale la pena.
Si tu proceso cumple con estos criterios, herramientas como Conecta HUB pueden ayudarte a automatizar pedidos, sincronizar stock y optimizar la gestión de datos entre tu ERP, eCommerce y operadores logísticos.
La automatización es la clave para escalar sin aumentar la complejidad
- En 2025, la automatización no es un lujo, sino una necesidad para competir en el mercado.
- Los procesos de negocio son el activo oculto más valioso de cualquier empresa.
- Con herramientas como Zapier y Conecta HUB, cualquier empresa puede automatizar tareas repetitivas y conectar sistemas sin desarrollos caros.
Si quieres empezar a automatizar tus procesos y optimizar tu negocio, contáctanos. En Conecta HUB somos expertos en integración y automatización para PYMEs que buscan eficiencia y escalabilidad.
