La minería de procesos es una técnica que permite a las empresas analizar y mejorar sus procesos de negocio. A través del uso de datos recopilados en los sistemas de información, esta metodología puede identificar cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades de mejora. En este artículo de blog, exploraremos los beneficios de la minería de procesos para las empresas y cómo puede ayudar a aumentar la eficiencia y la rentabilidad.
BPM y minería de procesos
Tanto el Business Process Management (BPM) como el Business Process Automation (BPA) están estrechamente relacionados con la minería de procesos (process mining en inglés).
¿Qué es un proceso de negocio?
Un proceso de negocio es una secuencia de actividades interrelacionadas que se llevan a cabo en una organización para lograr un objetivo específico.
Un proceso es una serie de pasos o actividades sistemáticas diseñadas para lograr un objetivo específico. Estos pasos se organizan de manera secuencial y se ejecutan de manera repetitiva para producir un resultado consistente y predecible.
Tipos de Procesos
- Procesos Operativos:
- Descripción: Actividades que forman parte del núcleo del negocio y contribuyen directamente a la producción de bienes o servicios.
- Ejemplos: Fabricación, logística, ventas.
- Procesos Administrativos:
- Descripción: Actividades que apoyan los procesos operativos y gestionan los recursos internos de la empresa.
- Ejemplos: Gestión de recursos humanos, contabilidad, gestión de inventarios.
- Procesos de Gestión:
- Descripción: Actividades que planifican, supervisan y controlan los procesos operativos y administrativos.
- Ejemplos: Planificación estratégica, control de calidad, gestión de proyectos.
- Procesos de Soporte:
- Descripción: Actividades que proporcionan el apoyo necesario para que los procesos operativos y administrativos funcionen eficazmente.
- Ejemplos: Mantenimiento de equipos, atención al cliente, soporte técnico.
La minería en el sistema de gestión de procesos
La minería de procesos es una técnica que utiliza datos registrados en sistemas de información para descubrir, analizar y mejorar procesos de negocio existentes. La minería de procesos puede utilizarse para identificar actividades ineficientes y otros problemas en los procesos, lo que puede ayudar a los profesionales de BPM y BPA a mejorar y automatizar estos procesos.
En el contexto del BPM, la minería de procesos se utiliza para comprender los procesos de negocio existentes y descubrir oportunidades de mejora. La minería de procesos puede ayudar a los profesionales de BPM a crear modelos precisos de los procesos actuales y optimizarlos para mejorar la eficiencia y la eficacia.
Análisis de procesos automatizados
BPA son las siglas de «Business Process Automation» en inglés, que se traduce al español como «Automatización de Procesos Empresariales». BPA es un enfoque de la gestión empresarial que busca automatizar y optimizar los procesos de negocio mediante el uso de tecnologías y herramientas digitales. El objetivo es reducir la necesidad de intervención humana y aumentar la eficiencia, la productividad y la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
ETL y Process Mining
Los sistemas de ETL como Conecta HUB pueden ser utilizados en la automatización de procesos empresariales para integrar datos de varias fuentes y crear flujos de trabajo automatizados. Se utiliza para automatizar la integración de datos y procesos de negocio. El software ETL puede ser utilizado para automatizar la extracción de datos de diferentes fuentes, transformarlos para que sean compatibles con el sistema de destino y cargarlos en la aplicación de destino. De esta forma, se pueden crear flujos de trabajo automatizados y procesos de negocio más eficientes y precisos.
¿Qué es un flujo de trabajo o workflow en BPA?
En el contexto de la automatización de procesos empresariales (BPA), un flujo de trabajo es una secuencia de pasos o tareas que se realizan automáticamente en un proceso de negocio. Cada tarea puede ser realizada por una persona o una máquina, y las tareas se realizan en secuencia según las reglas definidas en el flujo de trabajo.
Por ejemplo, en el contexto de la integración de datos con ETL, un flujo de trabajo podría ser la siguiente secuencia de tareas:
- Extracción de datos: El software ETL extrae datos de varias fuentes de datos, como bases de datos, archivos planos, servicios web, etc.
- Transformación de datos: El software ETL transforma los datos extraídos para que sean compatibles con el formato y la estructura del almacén de datos de destino.
- Validación de datos: El software ETL verifica si los datos son correctos y están completos antes de cargarlos en el almacén de datos de destino.
- Carga de datos: El software ETL carga los datos transformados y validados en el almacén de datos de destino.
En este ejemplo, el flujo de trabajo se ha automatizado utilizando el software ETL para realizar tareas como la extracción de datos, la transformación de datos, la validación de datos y la carga de datos en secuencia. El proceso completo de integración de datos se ha automatizado, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir errores.
Ejemplos de workflows automatizables y no automatizables por departamento
Se pueden automatizar una amplia variedad de flujos de trabajo en una empresa, desde procesos de back-office hasta procesos de atención al cliente y ventas. A continuación, te proporcionaré algunos ejemplos de flujos de trabajo que se pueden automatizar y otros que no se pueden automatizar en diferentes departamentos de una empresa:
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Departamento de Recursos Humanos:
- Flujo de trabajo que se puede automatizar: La aprobación de vacaciones y días libres de los empleados.
- Flujo de trabajo que no se puede automatizar: La evaluación de desempeño y los comentarios de retroalimentación de los empleados.
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Departamento Financiero:
- Flujo de trabajo que se puede automatizar: El proceso de aprobación de gastos y facturas.
- Flujo de trabajo que no se puede automatizar: La toma de decisiones para inversiones importantes.
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Departamento de Ventas:
- Flujo de trabajo que se puede automatizar: El seguimiento de los prospectos y la gestión de clientes potenciales.
- Flujo de trabajo que no se puede automatizar: La negociación y cierre de ventas complejas.
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Departamento de Marketing:
- Flujo de trabajo que se puede automatizar: La programación y publicación de contenido en las redes sociales.
- Flujo de trabajo que no se puede automatizar: La creatividad y el diseño de campañas publicitarias.
En general, se pueden automatizar los flujos de trabajo que implican tareas repetitivas y rutinarias que no requieren una toma de decisiones significativa. Por otro lado, los flujos de trabajo que implican interacciones humanas complejas y toma de decisiones críticas no se pueden automatizar completamente.
Herramientas de minería de procesos
Existen varias herramientas de software que se utilizan para la minería de procesos. Algunas de las más comunes son:
- ProM: Es una plataforma de código abierto para la minería de procesos que ofrece una amplia variedad de algoritmos de minería de procesos, así como funciones de análisis y visualización de procesos.
- Disco: Es una herramienta de software de minería de procesos desarrollada por Fluxicon que permite a los usuarios descubrir y analizar procesos de negocio a partir de datos de registro.
- Celonis: Es una plataforma de software de minería de procesos que combina la minería de procesos, la inteligencia artificial y la automatización para ayudar a los usuarios a optimizar sus procesos de negocio.
- Minit: Es una herramienta de software de minería de procesos que ofrece funciones de descubrimiento, análisis y mejora de procesos de negocio.
- IBM Blueworks Live: Es una plataforma de software de BPM que también incluye funciones de minería de procesos para ayudar a los usuarios a comprender y mejorar sus procesos de negocio.
Business Intelligence y Minería de Procesos
Existen herramientas de Business Intelligence que incluyen funcionalidades de process mining, permitiendo visualizar y analizar los procesos de negocio. Para utilizarlas, se requiere importar los datos de los sistemas de información y aplicar técnicas de minería de procesos para obtener insights y oportunidades de mejora.
Una herramienta de Business Intelligence que incluye funcionalidades de process mining es BI Studio de Conecta Software. Con esta herramienta, se pueden importar datos de distintas fuentes, como bases de datos, sistemas ERP o CRM, y aplicar técnicas de minería de procesos para obtener visualizaciones interactivas y análisis detallados de los procesos de negocio. Por ejemplo, se pueden identificar cuellos de botella en el proceso de ventas, detectar actividades con alto tiempo de espera o analizar patrones de comportamiento de los clientes.
Cuellos de botella en el proceso de ventas
Un ejemplo de un cuello de botella en el proceso de ventas puede ser la demora en la aprobación del crédito de un cliente. Si el proceso de aprobación de crédito tarda demasiado, puede causar retrasos en el proceso de venta y frustración en el cliente. Al aplicar técnicas de minería de procesos, se pueden identificar estos retrasos y analizar la causa raíz para encontrar soluciones que reduzcan el tiempo de espera y mejoren la eficiencia del proceso de ventas
Otros cinco posibles cuellos de botella que pueden presentarse en el proceso de ventas de una empresa:
- Falta de seguimiento a los clientes potenciales: si el equipo de ventas no realiza un seguimiento adecuado a los leads o contactos de ventas, puede haber una disminución en el número de oportunidades de venta generadas.
- Proceso de cotización lento: si el proceso de cotización es largo y complicado, puede disuadir a los clientes de realizar una compra y afectar la velocidad del proceso de venta.
- Problemas de inventario: si no se tiene suficiente inventario disponible para cubrir la demanda de los clientes, puede haber retrasos en el proceso de venta y pérdida de ventas.
- Problemas con el procesamiento de pedidos: si el proceso de procesamiento de pedidos no se realiza eficientemente, puede haber retrasos en la entrega de los productos y pérdida de clientes.
- Falta de capacitación del equipo de ventas: si el equipo de ventas no está debidamente capacitado, puede haber una disminución en la eficacia de las ventas y una falta de conocimiento sobre el producto, lo que puede resultar en una disminución en la satisfacción del cliente.
Indicadores para medir estos cuellos de botella
Existen varios indicadores (KPI) que se pueden utilizar para identificar los cuellos de botella en el proceso de ventas. Aquí te menciono algunos ejemplos:
- Tiempo promedio de respuesta a los clientes potenciales
- Tasa de conversión de leads a oportunidades de venta
- Tiempo promedio de cotización
- Tasa de cumplimiento de pedidos
- Nivel de inventario y tiempo promedio de reposición
- Tasa de satisfacción del cliente
- Costo de adquisición del cliente
- Duración del ciclo de ventas
- Tasa de abandono de carritos de compras (en el caso de ventas online)
- Tasa de devoluciones y reclamos de clientes
Al monitorizar estos indicadores y compararlos con objetivos previamente definidos, se pueden identificar oportunidades de mejora y posibles cuellos de botella en el proceso de ventas.
¿Cómo afecta la Minería de Procesos a tu organización?
- Mejora del cumplimiento: Una de las principales ventajas que se desprende de la Minería de Procesos es la agilidad que imprime en las auditorías. Mediante esta tecnología, es posible analizar los datos de una forma mucho más ágil y rápida. Permitiendo visibilizar los problemas de cumplimiento a tiempo real.
- Una mejora de la gestión de la actuación profesional: Gracias a que se automatiza la recopilación de los principales indicadores de rendimiento es posible supervisar continuamente los procesos en tiempo real.
- Una mayor transparencia: La Minería de Procesos permite localizar datos concretos y crear conocimientos procesables. Proporcionando un mayor nivel de transparencia en los procesos específicos.
- Reducción de costes: La reducción de costes es uno de los principales objetivos que persiguen todas las empresas. Más aún en un contexto tan incierto como ante el que nos encontramos en la actualidad. A través de la Minería de Procesos resulta necesario revelar todas las ineficiencias existentes. Reduciendo de manera considerable los costes operaciones.