¿Necesitas sincronizar productos entre ERP y eCommerce? Estas son las claves para automatizar y optimizar la gestión del catálogo online.
La gestión del catálogo de productos es un desafío clave para cualquier empresa que vende online. Ya sea en un modelo B2B o B2C, mantener la información de productos actualizada entre el ERP y la tienda online es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar una experiencia de compra óptima.
En este artículo exploramos:
- Qué datos del catálogo se pueden sincronizar.
- Cómo fluye la información entre ERP y eCommerce.
- Ejemplos de sincronización por sector y tipo de negocio.
- El papel de fuentes externas como PIM y TecDoc en la triangulación de datos.
- Beneficios de automatizar la sincronización del catálogo.
- Aspectos avanzados en la sincronización B2B: multi-idioma, variantes, descuentos por caja, stock con umbrales, dimensiones y fechas de caducidad.
Qué información del catálogo se puede sincronizar
Cuando hablamos de sincronización entre ERP y eCommerce, nos referimos a una conexión automática que permite que los datos de los productos se actualicen sin intervención manual. Estos son los principales elementos que pueden sincronizarse:
Datos básicos del producto
- Nombre, descripción, referencia, código EAN.
- Categorías y familias.
- Código de producto en ERP (usado para identificarlo en pedidos).
- Activo en el eCommerce (sí/no).
- Marca y proveedor.
- Tipo de IVA/IGIC (normal, reducido o superreducido).
Atributos y variaciones
- Talla, color u otras variantes (fundamentales en moda o repuestos).
- Imágenes y galerías de productos.
- Código de agrupación (para gestionar variantes).
- Venta por caja (sí/no) con reglas de descuentos por volumen.
- Unidades por caja, unidad mínima de venta e incrementos de compra.
Información comercial
- Características como composición o especificaciones técnicas (peso, dimensiones).
- Documentos adjuntos (fichas técnicas en PDF, manuales).
- Productos alternativos (equivalencias en repuestos o electrónica).
- Productos relacionados (accesorios, repuestos, complementos).
- Productos recomendados (upselling y cross-selling).
- Precio de venta al público recomendado (PVPR).
- Clasificación del producto (categorías en el eCommerce).
Por ejemplo, una empresa de electrónica puede sincronizar las especificaciones técnicas de un portátil desde el ERP a su tienda online y, al mismo tiempo, definir productos relacionados como mochilas, bases de refrigeración o cables de carga.
Imágenes del producto
Cada producto puede tener una o varias imágenes, que suelen almacenarse en un FTP o en una solución de almacenamiento en la nube. La sincronización debe permitir:
- Subir imágenes automáticamente desde el ERP o una carpeta FTP al eCommerce.
- Marcar cuál será la imagen destacada en la tienda online.
- Mantener los nombres de archivo organizados para evitar duplicaciones o imágenes incorrectas.
Por ejemplo, en Shopify, la integración puede definir la imagen principal y asociar las imágenes secundarias según las variantes de talla o color.
Cómo fluye la información entre ERP y eCommerce
La sincronización del catálogo se puede realizar en diferentes direcciones dependiendo de la estrategia de cada empresa:
- De ERP a eCommerce: Es el flujo más común. El ERP es el sistema maestro donde se crean y gestionan los productos, y la información se envía a la tienda online.
- De eCommerce a ERP: En empresas nativas de ecommerce, que incorporan un ERP, los productos se crean en la tienda online y luego se integran en el ERP.
Por ejemplo, una tienda de autopartes con miles de referencias puede actualizar automáticamente su catálogo en el eCommerce cuando un nuevo producto es añadido al ERP, evitando la carga manual de datos.
Ejemplos de sincronización según sector y tipo de negocio
Cada sector tiene sus propias necesidades y particularidades en la gestión del catálogo. A continuación, se presentan algunos ejemplos según el tipo de negocio:
Sector Moda (B2C)
- Atributos clave: Tallas, colores, materiales.
- Sincronización: ERP → eCommerce. Los productos se crean en el ERP y se publican en la web con sus variaciones de talla y color.
Repuestos y Automoción (B2B y B2C)
- Atributos clave: Compatibilidad con modelos, códigos OEM, especificaciones técnicas.
- Sincronización: ERP ↔ PIM ↔ eCommerce. Los datos pueden complementarse con información de TecDoc para garantizar la precisión de las piezas.
Material Industrial y Suministros (B2B)
- Atributos clave: Documentación técnica, compatibilidades, precios por volumen.
- Sincronización: ERP → eCommerce con precios dinámicos según el cliente y descuentos según volumen de compra.
Retail Electrónica (B2C y B2B)
- Atributos clave: Características técnicas, imágenes, manuales en PDF.
- Sincronización: ERP ↔ PIM ↔ eCommerce ↔ Marketplace. Por ejemplo, sincronizando con Amazon Vendor.
Triangulación con fuentes externas: PIM, TecDoc y otras bases de datos
Además del ERP, muchas empresas complementan sus catálogos con información de fuentes externas. La triangulación de datos permite enriquecer la información del producto con bases especializadas.
- PIM (Product Information Management): Se utiliza para gestionar información de producto de forma más avanzada, permitiendo centralizar contenido enriquecido antes de publicarlo en diferentes canales.
- TecDoc (Automoción): Base de datos estándar en el sector de repuestos, que permite asegurar la compatibilidad de piezas con vehículos.
- Icecat (Electrónica y electrodomésticos): Ofrece fichas de producto estandarizadas con especificaciones técnicas detalladas.
Por ejemplo, un distribuidor de recambios de automóvil puede recibir los datos básicos de un producto desde su ERP, enriquecerlos con información técnica de TecDoc y luego publicarlos en su tienda online con compatibilidades detalladas.
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Beneficios de automatizar la sincronización del catálogo
Implementar un sistema de sincronización entre ERP y eCommerce aporta múltiples beneficios operativos y comerciales:
Ahorro de tiempo
La automatización elimina la necesidad de ingresar manualmente la información en cada sistema, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor.
Información actualizada en tiempo real
Las actualizaciones de productos, precios y stock se reflejan automáticamente en la tienda online, evitando problemas como la venta de productos fuera de stock o la publicación de precios incorrectos.
Reducción de errores humanos
Al eliminar la carga manual de datos, se minimizan errores como referencias incorrectas, precios mal asignados o descripciones incompletas.
Mejora en la experiencia del cliente
Los clientes pueden ver información precisa y completa en todo momento, lo que facilita la toma de decisiones y aumenta la conversión en ventas.
Optimización de la gestión multicanal
La sincronización permite gestionar fácilmente catálogos en múltiples canales, desde la tienda online hasta marketplaces como Amazon, eBay o Google Shopping.
Conclusión: Sincronizar productos es clave para escalar tu negocio
Automatizar la gestión del catálogo entre ERP y eCommerce permite mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar una experiencia de compra fluida tanto en B2B como en B2C. Además, el uso de PIMs y bases de datos especializadas permite enriquecer la información y diferenciarse de la competencia.
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Preguntas frecuentes sobre como sincronizar productos entre Ecommerce y ERP
1. ¿Cómo puedo sincronizar productos entre mi ERP y mi eCommerce?
Para sincronizar tu catálogo, necesitas una solución de integración ETL que conecte ambos sistemas y automatice la transferencia de datos. Herramientas como Conecta HUB permiten extraer la información de productos desde tu ERP (ej. Sage 200 o Business Central) y enviarla a tu tienda online en PrestaShop, Shopify u otros eCommerce sin intervención manual.
2. ¿Qué datos del catálogo se pueden sincronizar?
Puedes sincronizar información como nombres de productos, descripciones, precios, stock, imágenes, atributos (talla, color, material), categorías, marcas, productos relacionados y documentos adjuntos como fichas técnicas en PDF.
3. ¿Se pueden actualizar los cambios automáticamente?
Sí, las herramientas de integración pueden configurarse para actualizar la información en tiempo real o en intervalos programados, asegurando que cualquier modificación en el ERP (como un cambio de precio o stock) se refleje automáticamente en la tienda online.
4. Uso Sage 200 como ERP, ¿puedo sincronizarlo con Shopify?
Sí. Sage 200 permite integración con plataformas como Shopify a través de soluciones ETL o middleware como Conecta HUB, que extrae los datos del ERP y los transforma en un formato compatible con Shopify, asegurando que el catálogo esté siempre actualizado.
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5. ¿Qué pasa si tengo productos con muchas variaciones, como tallas y colores?
Los productos con variaciones pueden sincronizarse correctamente siempre que el ERP y el eCommerce soporten la estructura de atributos. Por ejemplo, en PrestaShop los productos pueden gestionarse con combinaciones de atributos (talla, color), mientras que en Shopify se configuran como variantes dentro de un mismo producto.
6. ¿Cómo se gestiona la sincronización de stock entre Business Central y PrestaShop?
Si usas Business Central como ERP y PrestaShop como eCommerce, puedes configurar una integración para que cada venta realizada en la tienda online descuente automáticamente el stock en Business Central. Así, los niveles de inventario se mantienen actualizados en ambas plataformas.
7. ¿Puedo enriquecer mi catálogo con información externa como TecDoc o Icecat?
Sí. Puedes complementar la información de tu ERP con bases de datos externas como TecDoc (para recambios de automoción) o Icecat (para electrónica y electrodomésticos). Esto permite mejorar la calidad de la información del catálogo y asegurar que los datos sean precisos y detallados.
8. ¿Puedo sincronizar precios personalizados para clientes B2B?
Sí. Si trabajas en B2B, tu ERP puede gestionar tarifas personalizadas por cliente, descuentos por volumen o precios específicos según grupos de clientes. La integración con el eCommerce debe asegurarse de que estos precios se muestren correctamente cuando el usuario inicie sesión.
9. ¿Qué ocurre si un producto en el ERP ya no está disponible?
Dependiendo de la configuración, puedes optar por desactivar automáticamente el producto en la tienda online, eliminarlo del catálogo o marcarlo como «agotado» para que no sea comprable pero siga visible para los clientes.
