Scrum para Dummies

Conceptos clave

• El scrum es un entorno de trabajo sencillo que permite una gestión ágil de proyectos.
• Asigne roles formales cuando forme su equipo: un propietario de producto, un maestro scrum y un equipo de desarrollo.
• Comience su mapa hacia el valor con el desarrollo de su visión.
• Cree un mapa de productos de alto nivel y añada información detallada sobre los lanzamientos de los productos.
• La planificación esprint es la esencia del scrum; cada esprint debe tener un objetivo y debe ocurrir dentro de una “caja de tiempo” determinada.
• El equipo de desarrollo es dueño del scrum diario, durante el cual se coordinan los esprints y se abordan los posibles obstáculos.
• Establezca la definición de “hecho” de su equipo y evalúe el progreso en revisiones esprint y retrospectivas esprint.
• Apliquemos el enfoque scrum ya sea que desarrolle software, bienes tangibles o servicios.
• Asegúrese de que usted y su equipo adopten principios ágiles.
• Mida el éxito de su scrum con base en los índices de éxito de los objetivos esprint, el retorno de la inversión y la versatilidad de las habilidades.

Resumen

El scrum

El enfoque scrum es un marco sencillo para gestionar proyectos de forma eficiente y ágil. El término viene del rugby, cuando los jugadores de un equipo se toman unos a otros por los hombros –con los brazos entrelazados y la cabeza agachada– y empujan en semicírculo contra el equipo rival, en la misma formación, para llevar el balón al campo de juego.

“El scrum en sí no es técnico. De hecho, sus principios básicos son de sentido común”.

Espere la misma agilidad de los miembros de su equipo de proyecto, con colegas de diferentes capacidades y antecedentes que interactúan para lograr un objetivo compartido. El enfoque scrum ofrece un formato para completar acciones pragmáticas del tamaño de un bocado que permiten alcanzar objetivos en menos tiempo y con menos dinero. Puede utilizar el marco de trabajo scrum en cualquier contexto, ya sea para desarrollar un nuevo software, construir un puente u organizar historias clínicas electrónicas.

Los valores scrum

Cinco valores guían su trabajo en todos los proyectos scrum:

1. Compromiso – Establezca metas realistas y comprometa a su equipo con ellas. Cuando un tema de la agenda tiene prioridad absoluta, trabaje en él en un esprint durante un tiempo determinado.
2. Enfoque – Aclare las funciones y las responsabilidades al inicio del proyecto.
3. Apertura – En gráficos de gran tamaño, marque las actividades y el progreso del equipo.
4. Respeto – Asegúrese de que todos busquen lo positivo en cada miembro del equipo.
5. Valor – Deje ir los viejos modelos y hábitos, y fomente el pensamiento fuera de lo común. Recompense a los miembros del equipo que rompan viejas rutinas.

Pilares de mejoramiento

Los proyectos de mejora se basan en los pilares de transparencia, inspección y adaptación. Observe a los niños de kindergarten para recordar cómo llevar a cabo un proyecto con éxito mediante la aplicación de estos pilares. Dé a un grupo de niños de cinco años de edad un puñado de espaguetis crudos, cinta adhesiva, hilo y un malvavisco; pídales que construyan la estructura más alta posible. Dé la misma tarea a adultos y compare los resultados. La mayoría de los adultos pasarán 20 minutos discutiendo y planificando su construcción. Los niños se zambullen de lleno y, a través del juego y la creación de prototipos, consiguen estructuras más altas y creativas.

Los roles scrum

Asigne roles formales al formar su equipo de desarrollo, que idealmente tendrá de cinco a nueve miembros. El propietario del producto se encarga de los asuntos de negocios. El maestro scrum entrena al equipo utilizando la facilitación, la comunicación y la intervención táctica. El maestro scrum actúa como un “líder servidor” y facilita la exploración de problemas de abajo hacia arriba, sin ofrecer soluciones de arriba hacia abajo. Asegúrese de que el equipo pueda trabajar sin interrupciones. El propietario del producto y el maestro scrum deben ayudar a mantener al equipo de desarrollo en el camino correcto.

Las etapas en el mapa del producto

El mapa hacia el valor estructura su ruta a través de siete etapas de gestión de proyectos. Trabaje en estas etapas para reducir su tiempo de lanzamiento al mercado y acelerar su capacidad para lograr el objetivo de crear valor para sus clientes. Estas etapas son:

1. Formule su visión

   – ¿Dónde quiere que termine este proyecto? Establezca su destino sabiendo que hay varias rutas disponibles para alcanzar su objetivo. Su declaración de visión debe tener un enfoque interno y debe conectarse con la estrategia de su compañía.

2. Elabore un mapa de producto

   – ¿Cómo quiere llegar a su objetivo? Su visión indica el “qué”; su mapa el “cómo”. Utilicemos un tablero y notas adhesivas para describir las necesidades del proyecto y las etapas de desarrollo del producto. Adopte una visión de alto nivel y a largo plazo.

3. Planifique los lanzamientos de sus productos

   – Su mapa refleja una visión holística: añada especificaciones e intente una planeación más detallada de lanzamiento. Determine cuándo desea lanzar la primera versión o su producto mínimo viable. La mayoría de los proyectos tendrán múltiples lanzamientos; comience con el producto con la mayor prioridad para el cliente. Con un bolígrafo fije la primera fecha de lanzamiento, pero después utilice un lápiz para mantener flexibles los lanzamientos futuros.

4. Establezca una planificación esprint

   – Los esprints son la esencia del scrum. Un esprint toma la forma de una “caja de tiempo” en el plan de su proyecto. Usted y su equipo de desarrollo deben proponer un objetivo esprint claro para cada evento calendarizado. En su bitácora de esprints, registre y priorice sus metas esprint y calcule cuánto le tomará completarlas.

5. Ejecutar el scrum diario 

   – Todas las mañanas, coordine las acciones esprint con el equipo. Dedique un cuarto de hora o menos a identificar posibles obstáculos y acordar cómo superarlos. Los miembros del equipo de desarrollo son los dueños del scrum diario, lo que significa que están completamente abordo y conscientes. El scrum diario, una rápida reunión de coordinación, es la forma en que su equipo se autorganiza y autogestiona. Programe una reunión más profunda para informar a los miembros del equipo sobre requerimientos nuevos o actualizaciones de las metas esprint.

6. Programe una revisión esprint

   – Al final de cada esprint, una vez que su equipo haya completado alguna función, lleve a cabo una reunión para que el equipo pueda demostrar el producto en funcionamiento. Invite a las partes interesadas de la organización a dar retroalimentación sobre cada desarrollo.

7. Lleve a cabo una retrospectiva esprint 

   – Invite al equipo, incluyendo al maestro scrum y al propietario del producto, a buscar oportunidades de mejora al final de cada esprint. Examine diferentes aspectos del esprint, incluyendo los procesos que utilizó, colaboradores y herramientas. Mantenga las sesiones retrospectivas esprint orientadas a la acción y concéntrese en mejoras futuras.

La definición de “hecho”

Antes de comenzar el proyecto, establezca cómo determinará que está completo. Obtenga las opiniones de todos los miembros del equipo. Anote los parámetros que definen “hecho” en términos de desarrollo, pruebas, integración y documentación. Muestre la definición a su equipo. Elaborar esta definición los salvará de discusiones interminables en el futuro.

Aplicaciones para la industria y los servicios

El proceso scrum lleva los productos al mercado más rápidamente y reduce el gasto total, especialmente cuando se desarrollan bienes tangibles. Por ejemplo, imagínese trabajar en un proyecto de ingeniería civil en India, donde el objetivo es la construcción de un paso elevado a través de una intersección muy concurrida. Si decidiera crear un proyecto de ingeniería tradicional con carreteras temporales a ambos lados y la construcción simultánea de los pasos elevados, necesitaría un año y medio para completarlo en medio de constantes y grandes retrasos por el tráfico. El uso de scrum y un enfoque paso a paso por etapas podría reducir a la mitad el tiempo de construcción, reducir la congestión y mejorar la eficiencia.

“Piense en su declaración de visión como un destino con un faro. Podría tener 100 maneras de llegar allí, pero no importa qué camino tome; el punto es terminar allí”.

Las operaciones de servicio pueden lograr muchas oportunidades potenciales de mejora a través de scrum. En especial en los sistemas de salud, los responsables de la toma de decisiones aprecian las soluciones que aumentan el acceso y reducen los costos. Tome, por ejemplo, la creación de historias clínicas electrónicas (HCE), que a menudo comienzan con formularios manuscritos de pacientes y diversas fuentes médicas. Y las HCE requieren de un enorme trabajo de ingreso de datos. Los administradores de hospitales pueden plantear preocupaciones sobre la seguridad y la privacidad de los datos. Con el scrum, alívielas con un enfoque incremental que complete primero los requisitos de mayor prioridad. Esto reduce el costo total y ayuda a encontrar soluciones a la privacidad y otras preocupaciones.

Aplicaciones comerciales

Scrum marca claramente la diferencia en el desarrollo de software y proyectos de TI, pero otros campos y funciones también pueden utilizarlo a favor. Tome el caso de recursos humanos, por ejemplo. La retención de empleados y el desarrollo de liderazgo son los principales problemas a los que se enfrentan los departamentos de recursos humanos. Una mayor rotación de personal conlleva una mayor necesidad de contratar nuevos talentos, lo que a menudo supone un proceso largo y costoso. Parexel Informatics –un negocio global de dispositivos médicos y biofarmacéuticos– necesitó añadir dos docenas de empleados nuevos en poco tiempo para cumplir con los requisitos de un nuevo proyecto grande.

“La hoja de ruta del producto no está fijada en piedra y completamente pavimentada. También es un artefacto vivo y dinámico”.

La firma se enfrentó a múltiples desafíos: Carecía de un proceso de contratación o incorporación y no contaba con un departamento de capacitación que facilitara la transición sin problemas de los nuevos empleados. La compañía utilizó el marco scrum, llevó a cabo una reunión de planeación de un día, identificó las prioridades de la hoja de ruta y realizó esprints de una semana para monitorear su avance. En siete semanas, Parexel contrató, entrenó e incorporó a 21 nuevos profesionales listos para trabajar en el nuevo proyecto.

“Ya sea que esté diseñando un nuevo modelo de auto deportivo o planeando una boda, todo el mundo necesita entender claramente el objetivo final”.

Empresas

Las empresas también pueden utilizar el proceso scrum para el desarrollo del negocio, como la elaboración de un proceso de ventas para hacer de los contactos comerciales nuevos, negocios cerrados. Comience su mapa con la definición de su visión de crecimiento de ventas. Por ejemplo, podría proponer aumentar su conversión de clientes potenciales a ventas en un 15% utilizando más medios sociales y seguimientos personales.

“Como construir una casa ladrillo a ladrillo, el scrum es un enfoque iterativo e incremental”.

En primer lugar, elabore un mapa de producto de alto nivel y una lista detallada de pendientes. Enumere todas las actividades que pueden ayudar a alcanzar su objetivo. Realice la planeación del lanzamiento antes de sumergirse en la planeación esprint. Haga su scrum diario y revise su avance. Invite a su director de ventas y a otras partes interesadas de la compañía a sus revisiones esprint y muestre su más reciente actividad en medios sociales. Con la retroalimentación de las partes interesadas, reúna a su equipo para realizar retrospectivas después de cada esprint para ajustar y mejorar antes de comenzar el siguiente.

Trampas que hay que evitar

No es conveniente que la gente solo hable de las herramientas y elementos de scrum conforme siguen creando planes de proyectos y entregas tradicionales que falsamente etiquetan como esprints. Para evitar esta trampa, adopte los “principios ágiles” cuando tome la ruta del scrum. El entrenamiento es parte de una estrategia scrum; inclúyalo en su plan. El maestro scrum selecciona y entrena al propietario del producto y lo integra completamente al equipo. Idealmente, los propietarios de productos aclaran, priorizan y establecen un ambiente para el enfoque. Si el rendimiento disminuye debido a la ineficacia de la propiedad del producto, busque un sustituto.

“Cuando los equipos de scrum no están ubicados en el mismo lugar, pierden la ventaja de la comunicación cara a cara”.

Un entorno físico insuficiente ofrece otro riesgo potencial, especialmente si los miembros de su equipo no trabajan en el mismo lugar. Busque un espacio compartido para que el equipo lo utilice como su hogar permanente para el proyecto. Todo el mundo necesita adoptar principios ágiles de gestión de proyectos. El éxito del equipo dependerá de la adaptabilidad y motivación de cada persona para aprender. La disciplina es su amigo a medida que los miembros de su equipo progresan y monitorean sus metas compartidas.

Mida el éxito

Para mejorar, mida los logros. Utilicemos las métricas para destacar su progreso e identificar las áreas que necesitan mejorar. Por ejemplo, revise su mapa y compruebe cuántos proyectos esprint cumplieron sus objetivos. Explique su tasa de éxito en las metas esprint y asegurémonos de que su equipo esté listo cuando fije las metas a futuro. La consecución de todos los objetivos deja poco espacio para el aprendizaje y la mejora. Un puntaje menos que perfecto puede ser un motivador. Calcule el retorno sobre la inversión para mostrar a su organización el valor que su scrum ha creado. Anuncie que sus proyectos generan beneficios desde el principio del ciclo de lanzamiento y entrega. Esta ventaja lo diferencia de la gestión de proyectos tradicional, la cual genera un retorno de la inversión solo en el lanzamiento final. Utilicemos esta ventaja cuando negocie fondos internos de la compañía; reinvierta estos retornos anticipados en sus nuevos desarrollos.

“Los esprints más largos tienen un rendimiento decreciente porque existe un menor sentido de urgencia debido a la cantidad de días disponibles para el equipo”.

Mida la versatilidad de las habilidades de las personas en los diferentes niveles de su organización. El que cada persona aprenda algo todos los días afecta positivamente los niveles de habilidad de su equipo y las capacidades de su organización. Muévase más rápido y produzcamos resultados de mayor calidad al incluir a personas de diferentes funciones. Anime a los miembros del equipo –por ejemplo, recibiendo y dando retroalimentación regularmente– y deles incentivos para que amplíen sus habilidades.