Cómo perfeccionar la colaboración

Conceptos clave

• La mejor manera de arreglar los problemas difíciles es desplegar un equipo.
• Cuando se trata de iniciar una colaboración, es mejor tener más gente involucrada. Reduzca eventualmente el número de participantes a un grupo central.
• Los colaboradores cercanos de un equipo incluyen al navegante, conductor, historiador, facilitador y críticos.
• Las colaboraciones no funcionan sin la confianza mutua.
• Considere los espacios físicos y virtuales donde el equipo colaborador se reunirá.
• Las colaboraciones efectivas requieren una planificación y una estructura bien definida.
• Las colaboraciones requieren objetivos definidos.
• Los miembros del equipo de colaboración siempre deben pensar en grande.
• En cualquier colaboración, una persona debe tomar la decisión final, no el grupo.

Resumen

La mejor manera de arreglar los problemas difíciles es desplegar un equipo.

Algunos problemas requieren que las personas se reúnan para encontrar una solución. La colaboración es la herramienta básica de los grupos para resolver problemas difíciles. Si se maneja correctamente, al colaborar puede generar nuevas ideas y encontrar soluciones. La colaboración requiere reunir una mezcla ecléctica de personas y encargarles la generación de un resultado, incluso cuando solo algunos de ellos serán directamente responsables de la aplicación del arreglo.

“Son pocos los equipos (…) que se reúnen y lanzan algo absoluta y catastróficamente malo”.

A pesar de su eficacia potencial, la colaboración nunca es fácil de lograr. Los esfuerzos de los grupos a menudo fracasan porque la mayoría de las personas no saben cómo colaborar, y nadie les enseña. La colaboración puede ser frustrante e incluso desordenada, debido a la dinámica interpersonal a menudo confusa que surge. Cuando una colaboración fracasa, muchos participantes desarrollan un prejuicio contra los futuros intentos y se retiran a entornos más cómodos: el statu quo de la vida en los silos. Dentro de los silos, las reglas están bien definidas y los problemas pueden ser más simples.

Cuando se trata de iniciar una colaboración, es mejor tener más gente involucrada. Reduzca eventualmente el número de participantes a un grupo central.

Cuando se establece una colaboración, se debe lanzar una amplia red e invitar a tanta gente como sea posible al principio, para evitar alienar a algunas personas al no invitarlas. Las personas no invitadas pueden sentirse excluidas y pueden terminar oponiéndose a cualquier solución que su grupo desarrolle.

“Si quiere llegar rápido, vaya solo. Si quiere llegar lejos, vaya en equipo”. ( – Proverbio africano)”

La belleza de la verdadera colaboración es que permite los más diversos puntos de vista y la más amplia gama de opiniones, reduciendo así el riesgo y los puntos ciegos. Invitar a diversos miembros genera un grupo de colaboración que está menos dispuesto a elegir la solución segura, en lugar de la mejor solución. Un grupo de colaboración más grande significa que más gente invertirá en el plan y el resultado de su proyecto.
Algunas culturas están predispuestas en contra de la idea de la colaboración. No se puede educar a los colegas de esas culturas sobre el valor de la colaboración, así que concéntrese en la misión de su grupo para resolver un problema específico. Cuando sus esfuerzos tengan éxito, la negatividad de cualquier observador debería disiparse, al menos hasta cierto punto. Reduzca eventualmente el número de participantes a un grupo central que hará la mayor parte del trabajo de colaboración y desarrolle las ideas que usted probará como soluciones a los problemas planteados.

Los colaboradores cercanos de un equipo incluyen al navegante, conductor, historiador, facilitador y críticos.

La colaboración requiere la asignación inteligente de roles flexibles, no de posiciones. Los roles establecen limitaciones y deberes que mantienen a todos en el camino. Los roles en una colaboración bien concebida y adecuadamente estructurada incluyen:

• El navegante – Establece la dirección y el ritmo de la colaboración.
• El conductor – Trabaja para centrar a todos en las posibles soluciones al problema.
• El historiador – Hace una crónica de las actividades de colaboración y un seguimiento de los hallazgos del equipo.
• Los críticos – Evalúan los conceptos del grupo y elaboran restricciones para reforzarlos.
• El facilitador – Está al tanto del proceso de avanzar, en lugar de centrarse en el tema de la colaboración en sí misma.

Los participantes principales y otros miembros del grupo se involucrarán en todos los aspectos de las sesiones de colaboración. Las partes menos involucradas incluirán a los interesados y expertos a los que se invite a abordar determinados temas.

“Aunque no todo el mundo es un colaborador natural, todos podemos adoptar diferentes comportamientos y enfoques para hacer que el trabajo en conjunto sea mejor”.

Las partes interesadas también son colaboradores, pero por lo general no son responsables de desarrollar soluciones reales. Los interesados no deberían tratar de imponer resoluciones. Las soluciones deben originarse en los principales colaboradores. Los espectadores no involucrados permanecen fuera de la colaboración, pero observan cómo se desarrolla.

Las colaboraciones no funcionan sin la confianza mutua.

Si los miembros del grupo de colaboración carecen de confianza mutua, serán reacios a ofrecer ideas audaces. No se puede obligar a tener confianza; o existe o no existe. Reclute a personas que ya confían entre sí. La paradoja esencial de la confianza es que se desarrolla cuando las personas han compartido experiencias fuertes, pero las experiencias de calidad requieren confianza. Los participantes que ya confían unos en otros representan un ancla de confianza esencial, es decir, una base sobre la que todo el grupo puede construir.

Considere los espacios físicos y virtuales donde el equipo colaborador se reunirá.

Según el arquitecto de información Jorge Arango, el equipo de colaboración y otras partes interesadas deben elaborar el espacio de colaboración con cuidado y no dar ningún aspecto por sentado. El lugar físico para la colaboración no debe ser excesivamente diseñado. El adagio de que un espacio de trabajo desordenado connota una mente brillante tiene cierta validez en los espacios de colaboración en los que los participantes necesitan ver una demostración física de “conceptos de lluvia de ideas” y otros datos pertinentes. Espere que el grupo cubra las paredes con ideas, ilustraciones y cualquier otra cosa que ayude al avance del proceso.

“El espacio se convierte en el cuadro de las ideas; la habitación en sí se convierte en el artefacto”. ( – Arango)

El éxito de las colaboraciones depende de los lugares físicos y virtuales en los que tienen lugar. Las buenas ideas no florecen en lugares sombríos. Los que organizan una colaboración deben optimizar su entorno real y digital. Cree un entorno de apoyo para aquellos que se reunirán cara a cara y apoye a aquellos que prefieren reunirse virtualmente.

Las colaboraciones efectivas requieren una planificación y una estructura bien definidas.

Las colaboraciones no son asuntos libres que se deshacen de las reglas y restricciones normales. Por el contrario, las colaboraciones son asuntos formales que requieren planes concretos y una estructura clara. Cada plan de colaboración debe establecer lo que los colaboradores creen que sucederá, los pasos necesarios para tener éxito y una proyección razonable de cuánto tiempo necesitará el grupo para hacer su trabajo.

“La colaboración es una destreza que muchos están de acuerdo en que es crucial para hacer frente a grandes y complejos desafíos en los que las causas no están claras y los conocimientos y habilidades requeridos son diversos”.

Las colaboraciones son iterativas. Los participantes deben revisar periódicamente el mandato y el plan de lanzamiento originales, para asegurarse de que todo sigue su curso o, si es necesario, actualizar la visión inicial. Por su diseño, la estructura debería apoyar el avance a lo largo del proceso de exploración, prueba y aprendizaje, y debería evitar las desviaciones inútiles. Las colaboraciones no tienen ningún valor si se convierten en conversaciones ad hoc.

Objetivos definidos.

Las colaboraciones requieren objetivos claros, descriptivos –pero nunca prescriptivos–, visionarios, urgentes y específicos. Deben apuntar a un estado futuro deseado, que se base en la búsqueda de una solución oportuna a un problema importante. Todos los miembros del grupo de colaboración deben conocer los objetivos y por qué son importantes. Asimismo, el equipo debe revisar sus objetivos a medida que la colaboración progresa.

“Busque un equilibrio entre los miembros del equipo para que haya una tensión productiva y el conflicto sea sobre las ideas específicas, no sobre las personas”.

Si bien las colaboraciones son el mecanismo ideal para resolver problemas acuciantes, el objetivo de una colaboración particular puede no ser tan consecuente. El objetivo puede ser algo más sencillo, como lograr que el grupo de colaboración trabaje bien en conjunto.
El mejor enfoque es trabajar “hacia atrás” del objetivo en busca del mejor camino. Esto significa “pensar lateralmente” más que pensar de manera lineal o analítica. En su libro Pensamiento lateral, Edward de Bono describe este proceso como la implementación de varias perspectivas para resolver problemas. Algunas perspectivas tendrán poco o nada que ver con el problema real.
Como un ejemplo de pensamiento lateral, considere cómo el matemático griego Arquímedes trató de averiguar de qué manera podía calcular el volumen de un objeto de forma irregular. Arquímedes finalmente se rindió y se dio un baño. En la bañera, tuvo un momento “eureka” cuando notó que el volumen de un objeto, es decir, su cuerpo, era igual a la cantidad de agua que desplazaba en la bañera. Los equipos de colaboración deben crear los escenarios adecuados para lograr sus propios momentos “eureka”.

Los miembros del equipo de colaboración siempre deben pensar en grande.

El equipo de colaboración nunca debe rechazar conceptos poco realistas, por locos que parezcan, ya que podrían convertirse en soluciones revolucionarias. El grupo debe descartar las limitaciones y promover el pensamiento divergente y expansivo más allá de las ideas seguras. Los miembros deberían tomar las nociones más imaginativas y hacerlas prácticas. Concebir lo inconcebible ayuda al grupo a convertir los conceptos aparentemente imposibles en una realidad viable.
No se rinda en la generación de ideas imaginativas y nuevas si no surgen de inmediato. En cualquier colaboración, las grandes ideas surgen a menudo durante la tercera ronda de reuniones del grupo.

“El hecho de incluir muchos tipos diferentes de personas, conjuntos de habilidades y perspectivas es una parte fundamental de la colaboración”.

Un desafío común para cualquier grupo de colaboración ocurre cuando los ejecutivos de alto nivel se presentan en una reunión y critican la última idea en desarrollo del grupo. Para manejar este problema, suponga que los ejecutivos tienen buenas intenciones y considere la crítica como un consejo beneficioso.

Revisión exhaustiva

Después de una revisión exhaustiva de todas las ideas examinadas durante la colaboración, decida cuál ofrece la forma más factible de resolver el problema. Tenga cuidado con los prejuicios psicológicos que pueden resultar en malas elecciones. Espere que se produzcamos una tensión natural durante este proceso, y asegurémonos de que tal tensión no se relacione con los individuos.
Los desacuerdos ocurrirán durante cualquier colaboración, pero no deje que se conviertan en obstáculos para una buena toma de decisiones. Use la regla de los cinco minutos para manejar los desacuerdos. Desarrollada por Cooper, una consultoría de diseño de San Francisco fundada por Alan Cooper, la regla se aplica cuando cualquier desacuerdo dura más de cinco minutos. En ese momento, el equipo debe explicar el dilema a un extraño desinteresado. Eso aclarará el punto muerto en las mentes de los miembros del equipo y a menudo proporcionará nuevas perspectivas a considerar.

En cualquier colaboración, una persona debe tomar la decisión final, no el grupo.

No tome decisiones basadas en un concurso de popularidad o en votos a ciegas, que pueden promover un pensamiento de grupo contraproducente. Una persona debería ser la que decida en última instancia. Las colaboraciones deberían “democratizar la discusión, no las decisiones”.
Sin embargo, la persona que tome las decisiones no debería ser un ejecutivo de alto rango que no tiene nada que ver con el proceso, y que aparece solo para decidir las cosas. Tal ejecutivo no entendería las finas distinciones y la información de fondo que se desarrolló durante las sesiones. Asegúrese de que la persona que decida en última instancia pueda extraer aprendizajes de los muchos puntos de vista expresados durante la colaboración.
Adopte el enfoque más amplio posible para desarrollar ideas de calidad. Comparta sus ideas con los usuarios finales sobre la marcha. Los puntos de vista externos de las personas a las que su colaboración intenta apoyar le ayudarán a descubrir los defectos de sus ideas. Preste atención a sus aportaciones. Aprenda de los comentarios negativos. Ponga a prueba sus ideas de diferentes maneras, por ejemplo, utilizando prototipos o en un laboratorio con un grupo pequeño.

Documentación detallada

Maneje una documentación detallada para mantener a las partes interesadas informadas de las actividades del grupo, para gestionar sus expectativas y para asegurar que su trabajo es lo que las partes interesadas desean. Los miembros del equipo nunca deben suponer que los interesados y otros observadores comprenderán y apreciarán plenamente lo que el equipo desarrolla. Apliquemos el poder de la narración de historias para explicar su solución de colaboración. Los cerebros de las personas responden automáticamente a las historias. Desarrolle una narración sobre su solución colaborativa para involucrar a otras personas fuera de su grupo. Estructure su historia para incluir los momentos “eureka” de su equipo.

“No siempre se trata de los hechos, sino de la grandeza de la historia”. ( – Christina Wodtke, fundadora de Balanced Team)

La colaboración no es solo para los negocios. Puede ayudar a los grupos a resolver cualquier problema difícil, independientemente del contexto. La colaboración brinda la oportunidad de trabajar con grupos de personas con antecedentes y puntos de vista diversos. El choque de opiniones diferentes puede ser educativo y productivo. Las colaboraciones permiten a las personas desarrollar relaciones duraderas con colegas de diferentes orígenes que, en el proceso, se convierten en útiles espacios de resonancia.