4 tipos de integración de datos

¿Cuáles son los diferentes tipos de integración de datos disponibles y cómo pueden transformar las operaciones empresariales?

La oportunidad

Tu empresa se encuentra en un momento crucial de crecimiento, adoptando un sinfín de nuevas plataformas y herramientas para escalar y satisfacer las demandas del mercado. Esta evolución, aunque vital, introduce un complejo desafío: el manejo y la integración efectiva de un volumen cada vez mayor de datos distribuidos a lo largo de sistemas dispares. En este escenario, los datos, aunque abundantes, corren el riesgo de permanecer aislados en «islas» digitales, lo que impide una operación fluida y eficiente del negocio.

El coste de no integrar sistemas

Sin la integración efectiva de sistemas, las organizaciones enfrentan desafíos como la duplicación de datos, la ineficiencia en los procesos de negocio y la disminución en la calidad del servicio al cliente. Estos obstáculos no solo consumen recursos valiosos sino que también impiden la capacidad de una empresa para responder rápidamente a las oportunidades del mercado y adaptarse a las demandas cambiantes. En un mundo donde la agilidad y la precisión de la información son fundamentales para mantener una ventaja competitiva, el costo de no integrar sistemas se traduce en oportunidades perdidas de crecimiento, innovación y liderazgo en el sector.

En este artículo, te guiaremos a través de las consideraciones clave para identificar las necesidades específicas de tu empresa, cómo elegir la herramienta de integración adecuada, y cómo justificar el costo y calcular el retorno de la inversión (ROI) de estas soluciones. Ya sea que estés dando tus primeros pasos hacia la integración de datos o buscando optimizar tus sistemas existentes, este artículo te ofrecerá insights valiosos para navegar el complejo mundo de la integración de datos.

Comprendiendo la Integración de Datos en la Era de la Automatización Operacional

La integración de datos tradicionalmente se ha asociado con la consolidación de información para análisis y toma de decisiones. Sin embargo, en un entorno empresarial dinámico y en constante evolución, la integración de datos abarca mucho más. Es aquí donde el ETL transaccional y la automatización de procesos entran en juego, transformando radicalmente la forma en que las empresas operan y compiten.

ETL Transaccional: Más Allá del Análisis

El ETL transaccional (Extract, Transform, Load) se centra en la sincronización y automatización de datos entre sistemas operativos en tiempo real o casi real. A diferencia del ETL tradicional, que prioriza la preparación de datos para análisis, el ETL transaccional facilita la operatividad continua y la eficiencia al automatizar flujos de trabajo y procesos críticos para el negocio. Conecta HUB, como una plataforma de integración de datos IPaaS, ejemplifica esta evolución al ofrecer una solución robusta que va más allá de la simple transferencia de datos.

Automatización de Procesos: Una Necesidad Operacional

La automatización de procesos mediante la integración de datos no solo elimina silos de información sino que también optimiza las operaciones empresariales. Desde la gestión de inventarios en tiempo real hasta la sincronización de pedidos multicanal y la optimización de la experiencia del cliente, la integración de datos transaccional asegura que los sistemas empresariales se comuniquen de manera fluida y eficiente. Esto resulta en una mayor agilidad empresarial, la capacidad de responder rápidamente a las demandas del mercado y una mejora significativa en la satisfacción del cliente.

El Costo de Oportunidad de No Integrar

Ignorar la integración de datos transaccional y la automatización de procesos puede resultar en un costo de oportunidad significativo. Los retrasos en la actualización de información entre sistemas pueden llevar a decisiones basadas en datos obsoletos, ineficiencias operativas y una disminución en la calidad del servicio al cliente. En contraste, adoptar un enfoque proactivo hacia la integración de datos puede desbloquear eficiencias operativas, reducir costos y abrir nuevas vías para la innovación y el crecimiento.

Tipos de Integración de datos

Comparativa iPaaS: Conecta HUB, Mulesoft, Boomi y Zapier.

Conectores o Integraciones In-App

Muchas aplicaciones de software ofrecen conectores nativos o in-app. Estos pueden ser gratuitos y de pago y se encontuentran en la propia plataforma o en un marketplace de aplicaciones.

En este ejemplo podemos ver como un formulario concreto de Typeform se puede conectar con una de 72 aplicaciones más usadas, cómo por ejemplo HubSpot o Google Sheets:

Las integraciones in-app son funcionalidades nativas que permiten a una aplicación conectarse directamente con otras aplicaciones o servicios, facilitando el intercambio de datos o la activación de acciones específicas sin requerir herramientas adicionales o personalizaciones externas. Estas integraciones están predefinidas por el desarrollador de la aplicación y están diseñadas para operar de manera fluida con servicios complementarios.

En el siguiente ejemplo podemos ver la integración en el marketplace de HubSpot para Google Sheets. La integración es unidireccional, de HubSpot a Google Sheets. Con esta integración, se pueden enviar datos de Marketing, Ventas y Servicios para crear nuevas filas en Google Sheets.

Ejemplos de Integraciones y Herramientas:

• Typeform y Google Sheets: Typeform se integra directamente con Google Sheets para enviar respuestas de formularios en tiempo real a una hoja de cálculo, permitiendo un análisis y seguimiento fácil de los datos recopilados.
• Shopify y QuickBooks: Shopify ofrece integración nativa con QuickBooks para sincronizar automáticamente las transacciones de ventas y datos financieros, simplificando la contabilidad y la gestión financiera para los comerciantes.

Casos de Uso:

1. Recopilación y Análisis de Datos: Empresas utilizan la integración de Typeform con Google Sheets para recoger feedback de clientes y analizarlo directamente en Sheets, facilitando la toma de decisiones basada en datos de usuario.
2. Automatización Contable: Tiendas online aprovechan la integración entre Shopify y QuickBooks para automatizar la entrada de datos contables, reduciendo errores manuales y ahorrando tiempo en la gestión financiera.

Costes:

Las integraciones in-app suelen estar incluidas en la suscripción o uso de la aplicación principal sin costes adicionales, aunque algunas aplicaciones pueden ofrecer integraciones avanzadas o adicionales como parte de planes premium o de pago.

Beneficios:

• Simplicidad: Fáciles de configurar y usar, sin necesidad de conocimientos técnicos especializados.
• Eficiencia: Mejoran la eficiencia operativa al automatizar el flujo de datos entre aplicaciones.
• Costo-Efectividad: Generalmente incluidas en el servicio sin costos adicionales significativos.

Consideraciones:

• Limitaciones Funcionales: Pueden ofrecer funcionalidades limitadas en comparación con soluciones de integración personalizadas o de terceros.
• Dependencia: La disponibilidad y funcionalidad dependen exclusivamente de las aplicaciones involucradas.

Las integraciones in-app son una excelente manera de empezar a automatizar procesos y mejorar la eficiencia con una inversión mínima.

Integraciones estandar y conectores cerrados

Las integraciones estándar representan soluciones intermedias entre la simplicidad de las integraciones in-app y la complejidad de las personalizadas. Estas integraciones se basan en software de terceros que proporciona conjuntos predefinidos de conectores, los cuales han mapeado los campos y flujos de trabajo necesarios para integrar aplicaciones específicas. Aunque ofrecen una cierta medida de personalización, su alcance puede ser limitado en comparación con soluciones completamente a medida.

Definición

Una integración estándar conecta dos o más sistemas utilizando conectores desarrollados por terceros, diseñados para casos de uso específicos. Estos conectores vienen con mapeos de campos y flujos de trabajo ya configurados para facilitar procesos comunes entre las aplicaciones integradas.

Ejemplos de Integraciones Estándar

• Conectores entre PrestaShop y Sage: Estos conectores están diseñados para cubrir las funcionalidades básicas requeridas por una tienda online para operar eficientemente, como la sincronización de inventario, actualizaciones de pedidos y gestión de clientes, sin admitir una personalización avanzada de workflows. Sigue leyendo
• Zapier: Aunque permite cierta personalización, la mayoría de sus Zaps usan flujos de trabajo y mapeos predefinidos para conectar aplicaciones web.

Casos de Uso Típicos

• Sincronización de Inventario: Automatizar la actualización de inventario entre una tienda online y un sistema de gestión de inventario.
• Gestión de Pedidos: Conectar un sistema de comercio electrónico con software de contabilidad o ERP para automatizar la entrada de datos de pedidos y facturación.

Costes

Los costes de las integraciones estándar pueden variar dependiendo del proveedor y la complejidad de la integración. Algunas pueden ofrecerse como parte de una suscripción al software principal, mientras que otras pueden requerir tarifas adicionales, típicamente menos costosas que desarrollar una integración personalizada desde cero.

Beneficios

• Implementación Rápida: Al usar mapeos y flujos de trabajo predefinidos, las integraciones estándar se pueden desplegar más rápidamente que las personalizadas.
• Menor Coste Inicial: Reducen el coste y la complejidad asociados con el desarrollo de integraciones personalizadas.
• Funcionalidad Específica: Diseñadas para casos de uso específicos, estas integraciones ofrecen soluciones directas para necesidades comunes de integración.

Consideraciones

• Flexibilidad Limitada: No siempre permiten una personalización avanzada, lo que puede ser un inconveniente para procesos de negocio únicos.
• Dependencia de Terceros: La calidad y el mantenimiento de la integración dependen del proveedor de la solución.

Integración de datos o integración de workflows?

En el contexto de integraciones y automatización de procesos, un workflow se define como una secuencia de tareas automatizadas que se ejecutan basadas en reglas de negocio específicas para completar un proceso. Esencialmente, un workflow representa el flujo de trabajo desde el inicio hasta el fin, abarcando todas las acciones, decisiones y caminos que se toman para alcanzar un resultado deseado.

Características Principales de un Workflow:

1. Automatización: Un workflow reduce o elimina la necesidad de intervención manual en ciertos procesos, haciendo que las tareas se completen automáticamente una vez que se cumplan ciertas condiciones.
2. Secuencial o Condicional: Los workflows pueden ser lineales, con tareas que se siguen una a otra en un orden específico, o pueden ser condicionales, donde ciertas acciones desencadenan diferentes caminos o decisiones basadas en los datos o resultados de las tareas anteriores.
3. Reglas de Negocio: Se basan en reglas de negocio definidas que dictan cómo y cuándo deben ejecutarse las tareas dentro del workflow. Estas reglas pueden incluir condiciones, validaciones, y otros criterios necesarios para el proceso.
4. Integración: En muchos casos, los workflows involucran la integración entre diferentes sistemas o aplicaciones, donde la acción en un sistema puede desencadenar una tarea en otro.
5. Mejora Continua: Los workflows están diseñados para ser revisados y optimizados regularmente, permitiendo a las organizaciones mejorar continuamente sus procesos y eficiencia.

Aplicación en el Contexto de Integración de Datos

En el contexto de integración de datos, un workflow facilita la automatización de procesos que involucran el movimiento y transformación de datos entre sistemas. Esto puede incluir la extracción de datos de una fuente, su transformación según reglas de negocio específicas, y su carga en un sistema de destino para análisis, informes, o más procesamiento. Los workflows en este contexto son cruciales para garantizar que los datos fluyan de manera eficiente y precisa a través de las plataformas, mejorando la toma de decisiones y optimizando las operaciones de negocio.

Por ejemplo, un workflow de integración de datos puede automatizar el proceso de captura de datos de ventas de un sistema de eCommerce, su transformación para cumplir con el formato requerido por un sistema ERP, y su carga en el ERP para procesamiento y análisis financiero. Este enfoque no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también asegura que la información crítica para el negocio esté disponible de manera oportuna y precisa.

Para ilustrar las diferencias entre Integraciones y Workflow, vamos a considerar ejemplos específicos que destacan las características únicas y aplicaciones de cada uno. Estos ejemplos ayudarán a clarificar cómo cada categoría se adapta a diferentes necesidades y objetivos dentro de una organización.

Beneficios de la Integración por workflows

• Eficiencia Operativa: Los workflows estándar automatizan procesos repetitivos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo requerido para ejecutarlos manualmente.
• Consistencia en los Procesos: Aseguran que cada paso se ejecute de la misma manera, lo que ayuda a mantener la calidad y coherencia en las operaciones.
• Reducción de Errores: Al automatizar tareas, se minimizan los errores humanos, lo que resulta en procesos más confiables y datos más precisos.

Consideraciones

• Flexibilidad Limitada: Mientras que ofrecen eficiencia en la ejecución de procesos estándar, pueden no ser completamente adecuados para necesidades específicas o únicas sin una personalización adicional.
• Dependencia de la Plataforma: La efectividad de un workflow estándar depende de las capacidades de la plataforma utilizada y su integración con las aplicaciones objetivo.

Herramientas para integrar workflows

Workato, Tray.io, Automate.io

Ejemplos de Casos de Uso para Standard Integration

1. Integración de CRM y ERP:
   • Descripción: Conectar un sistema de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) como Salesforce con un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) como SAP. La integración estándar sincroniza los datos de clientes y pedidos entre ambos sistemas para asegurar que la información sea consistente y actualizada en todas las plataformas.
   • Objetivo: Mantener la coherencia de datos entre ventas y operaciones, mejorando la eficiencia en la gestión de pedidos y la relación con el cliente.
2. Conexión entre Plataforma de Ecommerce y Sistema de Inventario:
   • Descripción: Integrar una plataforma de comercio electrónico como Shopify con un sistema de gestión de inventario. Esta integración permite la actualización automática del stock en la tienda online en tiempo real, basada en los cambios en el inventario.
   • Objetivo: Evitar la sobreventa de productos y mejorar la experiencia de compra del cliente al ofrecer información precisa sobre la disponibilidad de productos.

Ejemplos de Casos de Uso para Integracion de Workflow

1. Proceso de Aprobación de Gastos:
   • Descripción: Un workflow automatizado que inicia cuando un empleado envía una solicitud de gastos a través de una aplicación de gestión de gastos. El workflow verifica automáticamente la solicitud contra las políticas de gastos de la empresa, la aprueba si cumple con los criterios o la envía a un gerente para revisión si es necesario.
   • Objetivo: Agilizar el proceso de aprobación de gastos, reducir el tiempo de procesamiento y asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas.
2. Automatización de Onboarding de Empleados:
   • Descripción: Un workflow que comienza con la aceptación de un nuevo empleado. Automáticamente asigna tareas a varios departamentos, como TI para la configuración de cuentas y acceso a sistemas, RRHH para la programación de capacitaciones obligatorias, y Finanzas para la configuración de la nómina.
   • Objetivo: Mejorar la experiencia de incorporación para nuevos empleados, asegurando que todos los pasos necesarios se completen de manera oportuna y eficiente.

Diferenciación Clave: Mientras que las Integraciones Estandar se centran en conectar sistemas para sincronizar datos, los Standard Workflows automatizan procesos de negocio que pueden involucrar múltiples sistemas, decisiones y acciones basadas en reglas específicas.

Integraciones a medida o personalizadas

Las integraciones personalizadas representan el nivel más alto de adaptabilidad y personalización en el espectro de integración de datos, permitiendo a las empresas diseñar soluciones a medida que se ajustan perfectamente a sus necesidades específicas y complejas.

Definición

Una integración personalizada implica la creación de conexiones entre sistemas, aplicaciones o plataformas que no están predefinidas o directamente soportadas por soluciones estándar o plataformas de integración. Este tipo de integración requiere un desarrollo específico, a menudo realizado por desarrolladores internos o consultores externos, para satisfacer requisitos únicos del negocio.

Casos de Uso Típicos

1. Conexiones Entre Sistemas Legados y Modernos: Integrar un sistema ERP antiguo con aplicaciones modernas de SaaS para sincronizar datos en tiempo real.
2. Flujos de Trabajo Complejos Personalizados: Automatización de procesos empresariales que involucran múltiples aplicaciones y requieren lógica de negocio específica.
3. Integración Profunda con APIs Propietarias: Conectar sistemas que requieren una interacción compleja con APIs propietarias o poco documentadas.

Costes

Dado el nivel de personalización y el desarrollo requerido, las integraciones personalizadas pueden ser significativamente más costosas que las opciones estándar o preconstruidas. Los costes pueden variar ampliamente, desde 20,000 hasta más de 100,000€, dependiendo de la complejidad del proyecto y los recursos necesarios para su implementación y mantenimiento.

Beneficios

• Personalización Completa: Posibilidad de diseñar la integración para que se ajuste precisamente a los procesos y necesidades del negocio.
• Optimización de Procesos Específicos: Capacidad para automatizar y optimizar procesos de negocio únicos que no podrían abordarse con soluciones estándar.
• Competitividad y Eficiencia: Ofrecen ventajas competitivas al permitir una mayor eficiencia operativa y una mejor utilización de los datos.

Consideraciones

• Tiempo de Implementación: El desarrollo de integraciones personalizadas puede llevar mucho tiempo, especialmente para proyectos complejos.
• Mantenimiento y Soporte: Requieren un esfuerzo continuo de mantenimiento y actualización para adaptarse a los cambios en los sistemas conectados.
• Recursos de Desarrollo: Necesitan acceso a desarrolladores con conocimientos específicos de los sistemas implicados.

Herramientas

MuleSoft, Dell Boomi, Informatica

Las integraciones personalizadas son ideales para empresas con requisitos complejos y específicos que no pueden ser satisfechos por soluciones estándar. Conecta HUB, con su capacidad de ofrecer personalización y adaptabilidad, puede servir como una plataforma poderosa para desarrollar y gestionar estas integraciones complejas, proporcionando a las empresas las herramientas necesarias para conectar, transformar y analizar sus datos de manera efectiva y eficiente, manteniendo al mismo tiempo la escalabilidad y el rendimiento.

Conecta HUB desdibuja las líneas entre categorías de integración de datos

Conecta HUB se posiciona en el espacio de la integración de datos de una manera única, desdibujando las líneas entre las categorías tradicionales de integraciones in-app, estándar, workflows estándar y personalizadas. A través de su plataforma innovadora, Conecta HUB ofrece una solución versátil que abarca las fortalezas de cada tipo de integración, mientras supera sus limitaciones individuales. Veamos cómo lo hace:

Capacidades Ampliadas de Integraciones Estándar

Aunque las integraciones estándar ofrecen mapeos de campos y flujos de trabajo predefinidos para casos de uso comunes, Conecta HUB amplía esta noción al permitir a los usuarios personalizar y expandir sobre estas bases preconstruidas. Conecta HUB combina la velocidad de implementación de las integraciones estándar con la flexibilidad de añadir lógica de negocio específica, adaptándose así a requerimientos más complejos sin incurrir en el coste total de una solución completamente personalizada.

Orquestación de Workflows Estándar

Conecta HUB permite la creación de workflows estándar, automatizando procesos de negocio que involucran múltiples sistemas y aplicaciones. Sin embargo, a diferencia de las soluciones de workflows estándar que pueden ser rígidas, Conecta HUB ofrece una personalización significativa dentro de estos flujos de trabajo, permitiendo a las empresas adaptar los procesos a sus necesidades exactas, mejorando la eficiencia operativa y la coherencia de datos.

Personalización de Integraciones Personalizadas

Finalmente, en el terreno de las integraciones personalizadas, Conecta HUB realmente brilla al proporcionar herramientas avanzadas para el desarrollo de integraciones a medida. Sin embargo, a diferencia de las soluciones personalizadas tradicionales que requieren un desarrollo extensivo desde cero, Conecta HUB simplifica este proceso a través de una interfaz intuitiva y una arquitectura flexible, reduciendo significativamente el tiempo y el coste asociado con la personalización.

Conecta HUB se presenta como una solución de integración de datos integral que trasciende las categorías convencionales. Al combinar la rapidez de las integraciones estándar, la eficiencia de los workflows estándar y la adaptabilidad de las integraciones personalizadas en una sola plataforma, Conecta HUB permite a las empresas no solo conectar sus sistemas y datos sino también optimizar sus procesos de negocio de manera eficiente y coste-efectiva. En esencia, Conecta HUB democratiza la integración de datos, haciéndola accesible para empresas de todos los tamaños y sectores, mientras ofrece la profundidad y flexibilidad necesarias para afrontar los desafíos empresariales más complejos.