Una de las áreas más delicadas y de mayor complejidad en una empresa es la contabilidad. Para muchas personas, es un aspecto que desconocen y que puede resultar bastante tedioso.
Además, requiere de una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dedicación para llevarlo a cabo correctamente. Sin embargo, para muchos emprendedores y pequeñas empresas, no es tan sencillo contar con un equipo humano dedicado exclusivamente a gestionar todos los aspectos contables.
Por lo tanto, los distintos softwares financieros digitales que existen, pueden ser de gran ayuda en estos casos. Estas herramientas son capaces de simplificar la labor de manejar la contabilidad de una empresa. Por eso, son cada vez más comunes entre los pequeños empresarios.
Este tipo de softwares suele contar con programas de facturación especializados en la gestión automática y efectiva de nuestras facturas. Además, no requieren que el usuario tenga conocimientos profesionales de contabilidad para poder utilizarlos.
Por otro lado, permiten efectuar un control total sobre las actividades de compra y venta. Es posible visualizar claramente los procesos de cobros o pagos de cuentas pendientes, ingresos y egresos, balances, inventarios, control de nóminas y carga impositiva, entre muchas otras tareas.
En general, existen muchas ventajas que se pueden obtener a partir del uso de un software financiero online en nuestra empresa.
1.- Ahorro de tiempo
El uso de un software de finanzas online nos permitirá realizar todas las tareas correspondientes al área de finanzas en menor tiempo. Esto significa que nuestros procesos se agilizan y se optimizan de manera significativa.
En general, el uso de cualquier tipo de softwares de gestión empresarial nos trae como ventaja el ahorro de tiempo. Sin embargo, debido a lo laborioso de las tareas contables para cualquier empresa, las finanzas suelen ser una de las áreas en las que se consigue ahorrar más tiempo a través de la automatización.
A través de funciones como actualización de cifras e integración de módulos, se reduce el tiempo dedicado a estas labores. Este tiempo ahorrado puede ser reutilizado en otras tareas que nos ayudarán a hacer crecer nuestro negocio.
Con este tipo de plataformas es posible realizar procesos que involucren facturación, cálculos y reportes, actualización de inventarios, gestiones bancarias y comerciales. Todo esto de una forma muy rápida y sencilla.
Otra de las ventajas de contar con un programa de gestión financiera es que suelen contar con alertas y notificaciones. Esto significa que nos avisarán cuando sea necesario realizar algún proceso importante, agilizando nuestro trabajo y ahorrando tiempo.
2.- No requiere instalación
La mayor ventaja de los softwares financieros online es que funcionan 100% en la nube. Esto quiere decir que no requieren de instalaciones engorrosas en el ordenador.
Este hecho evita la instalación en costosos servidores y backups en distintas ubicaciones para resguardar la información.
3.- Resguardo de la información
Un ordenador puede fallar, un archivo de Excel puede perderse e incluso el disco duro en donde respaldamos todo podría dañarse. Sin embargo, utilizar la nube como medio de almacenamiento, es una forma bastante segura de guardar la información de nuestros procesos contables.
No corremos el riesgo de perder esa información tan importante para el funcionamiento de nuestro negocio. Tampoco necesitamos hacer resguardos constantemente.
4.- Mayor orden y menor error
El orden es fundamental para mantener una empresa por buen camino. Las tareas minuciosas y cotidianas pueden resultar insoportables si no se lleva un orden adecuado.
Otra de las grandes ventajas de este tipo de software, es que podemos manejar una gran cantidad de información sin necesidad de crear decenas de carpetas y hojas de cálculo.
Con este tipo de plataforma, es posible acceder a toda la información de forma ordenada. Suelen contar con múltiples opciones de búsqueda, que permiten buscar específicamente por fecha o nombre.
Además de esto, ofrecen la posibilidad de contar con gráficos, informes o tablas con la información actualizada.
De esta manera, es mucho más fácil saber con exactitud la situación financiera de la empresa. Tener una visión clara de esto es muy importante para tomar las decisiones correctas a futuro.
Por otro lado, usando un software de contabilidad, al ser un proceso automatizado, disminuye la posibilidad del error humano. Después de todo, el ser humano puede cometer errores de cálculo, aún siendo un experto en la materia.
5.- Parámetros actualizados
La automatización que ofrecen este tipo de programas puede ser una gran ventaja para el usuario en muchos sentidos.
Uno de ellos es el hecho de que se suelen actualizar los valores de la UF, UTM, divisas y todas las cifras que sufren modificaciones periódicas.
De esta manera, un software contable online, garantiza que el usuario podrá contar con información fidedigna en todo momento.
Esto último es un elemento fundamental, sobre todo en empresas que se manejan a nivel internacional.
6.- Soporte técnico
Este tipo de software cuenta con un equipo de soporte técnico especializado en todo momento.
Es muy importante contar con ayuda de profesionales al usar un software de finanzas, en caso de cualquier emergencia. Además, al ser programas online, es posible acceder a esa ayuda en cualquier lugar o tiempo.
Por otro lado, cuentan con actualizaciones automáticas que mantienen al día nuestro software en cuanto a leyes fiscales y contables. Este elemento nos permite ahorrar en costosas actualizaciones.
Estas actualizaciones nos dan también la tranquilidad de saber con seguridad que estamos cumpliendo con todas nuestras obligaciones contables.
7.- Uso desde cualquier sitio
Al ser un software que funciona desde la nube, puede ser utilizado desde cualquier ubicación en el mundo y a la hora que sea.
Esta es una gran ventaja para los negocios digitales que requieren de mayor libertad para quien los gestiona.
Con este tipo de herramientas, solo es necesario contar con un dispositivo electrónico con conexión a Internet. Es posible acceder al sistema contable y realizar cualquier operación en el momento y sitio que necesitemos.
8.- Reducción de costos
Una ventaja importante de utilizar un software de este tipo, es la reducción general de costos. Como consecuencia del ahorro en tiempo y la optimización de todos los procesos, se reducirán considerablemente los costos de nuestra empresa.
Por un lado, será posible contar con menos personal para realizar las tareas. Por otro lado, al facilitar cada proceso contable, otros elementos de nuestra empresa mejorarán su eficiencia.
En general, un software de gestión financiera ayudará a dirigir al personal a una mejor administración del tiempo y del trabajo. Todo esto resultando en el ahorro de costos.
Por otro lado también se reducirá el gasto que suele implicar el hacer instalaciones de programas en diferentes equipos. Así como los costes en soporte técnico, ya que el software viene provisto del mismo.
9.- Aumento de productividad
Aumentar la productividad, implica mejorar nuestra empresa en todos los sentidos. Es uno de los objetivos principales para cualquier emprendedor y en cualquier negocio.
En este sentido, la automatización de procesos suele ser una forma muy efectiva de aumentar la productividad. En el caso de las finanzas, al automatizar las tareas administrativas la empresa funciona de manera mucho más fluida. Se reducen y compactan distintos procesos. Todo esto resulta en una mayor productividad, optimizando el modelo de negocio.
Ahorrar tiempo y dinero, organizar mejor las tareas en el equipo y poder acceder a la información en cualquier momento y lugar, produce mayores beneficios con menor esfuerzo y tiempo.
10.- Fácil uso
Al contar con un software de finanzas online podemos realizar cálculos complejos de una manera bastante sencilla.
Además, es posible manejar toda la contabilidad de nuestro negocio sin tener grandes conocimientos del tema. Procesos como control de inventario, cálculo de nóminas, impuestos, transacciones de compra y venta, conciliación, registros contables, se vuelven mucho más sencillos y rápidos.
La gran mayoría de programas financieros digitales son de fácil manejo. Además, si usamos un ERP, que integra todas las funciones de gestión empresarial, se nos facilita aún mucho más todo el proceso.
En conclusión
El uso de softwares financieros online es, prácticamente, una necesidad para los negocios actuales. Es uno de los mayores avances en contabilidad, ya que facilitan enormemente los procesos. No requieren instalación y son accesibles desde cualquier parte. Además de ser seguros y se actualizan constantemente.
En general, son capaces de reducir la complejidad que implica llevar las finanzas de una empresa. Pero también, en el proceso, nos ayudan a ahorrar tiempo y dinero, sobre todo al poder usarse desde cualquier lugar y en el momento que sea.
Existe un gran número de ofertas de softwares disponibles, así que lo adecuado es estudiarlos minuciosamente y escoger el que más se ajuste a nuestras necesidades.
Al elegir un software financiero, es importante tomar en cuenta que reúna por lo menos las siguientes características: Facilidad de uso, informes, flexibilidad, seguridad, integración y portabilidad.
En el mundo actual, es recomendable aprovechar las ventajas de las múltiples herramientas digitales a nuestra disposición. Gran parte de las empresas se están actualizando constantemente, y es fundamental mantenernos actualizados para enfrentarnos a la competencia.