El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, ¿y ahora qué?

agosto 12, 2021 Conecta Software

De acuerdo a los datos ofrecidos por la Organización Internacional del Trabajo en El trabajo a domicilio. De la invisibilidad al trabajo decente, en el año 2019 había en el mundo 260 millones de trabajadores que basaban su jornada laboral en el trabajo a distancia. En términos relativos, nos encontramos ante un 7,9% sobre el total de empleo mundial.

En España, a la conclusión del año 2019, un 8,3% de los ocupados habían realizado teletrabajo de forma ocasional. Residualmente, parte de este 8,3% era constituido por trabajadores que basaban el 100% de su jornada laboral en el trabajo a distancia. Normalmente asociadas al sector IT. ¿Qué ocurrió en 2020?

La COVID 19 abraza al teletrabajo

El 14 de marzo de 2020 todo cambió. También el trabajo y la forma en cómo nos relacionamos con el entorno laboral. El Gobierno de España, previa publicación en el BOE, decretó un estado de alarma insólito. Una situación tan inexplorada que, más de 18 meses después, todavía se desconocen tanto las consecuencias como su alcance.

El mercado laboral se encontró ante un desafío mayúsculo: la capacidad para continuar desempeñando nuestras obligaciones profesionales, cuando nuestra actividad no se encuentra tipificada dentro de una actividad esencial. Fue entonces cuando el teletrabajo entró en juego.

España vs Europa

Tal y como hemos podido comprobar en el anterior gráfico, España siempre ha sido uno de los países a la interiorización de nuevas formas de organización laboral. Apostando por la presencialidad como el formato sobre el que apostaban la inmensa mayoría de las empresas. Con independencia del sector al que perteneciesen y del momento histórico en el que nos encontráramos.

Sin embargo, la COVID 19 fue el punto de inflexión definitivo para integrar el teletrabajo como la única vía para poder continuar con nuestro desempeño laboral. No obstante, y pese al incremento durante la pandemia, todavía estamos muy lejos de los indicadores que nos muestran otros países en los que el teletrabajo se encuentra perfectamente integrado en la sociedad. Es el caso de Finlandia (25,1%), Luxemburgo (23,1%), Irlanda (21,5%), Austria (18,1%) y Países Bajos (17,8%) a la finalización del 2019.

La redefinición del modelo híbrido

Históricamente, la concepción de trabajo híbrido hacía referencia a las empresas que ofrecían dos formas de empleo: En la oficina o de manera remota. Pero en ningún momento se contemplaba la opción de que un mismo trabajador pudiera optar por los dos regímenes.

conecta hub conector ecommerce

Sin embargo, ha sido precisamente a raíz de la COVID 19 cuando las empresas han escuchado al trabajador. Ahora, el trabajo híbrido también hace referencia a la capacidad de decisión que tiene el trabajador para acudir a la oficina cuando lo desee. Y, cuando no, trabajar desde casa. Con independencia del tiempo transcurrido entre ambos regímenes.

El trabajador, ahora, ha experimentado en primera persona cuáles son las ventajas que ofrecen los modelos en remoto: pasar más tiempo con la familia, poder viajar, decidir el lugar desde el que se desea trabajar, no tener que soportar el elevado coste del nivel de vida de las grandes capitales...

Microsoft ha sido una de las primeras empresas que ha optado por visibilizar cómo una compañía de su tamaño ha logrado abrazar los nuevos modelos de empleo. Identificando diferentes retos que conviene superar para garantizar la satisfacción del empleado y la consecución de los objetivos por parte de la empresa:

1. El trabajo flexible ha llegado. Y lo ha hecho para quedarse.

Los empleados se han vuelto extremadamente exigentes, tal y como apunta la propia Microsoft. El 70% de los empleados de la compañía han optado por continuar con la versatilidad que ofrece el trabajo a distancia. Teniendo la opción, de manera ocasional, de desplazarse hasta la oficina siempre que sea necesario.

2. ¿Están los roles de liderazgo preparados?

Entendiendo por roles de liderazgo aquellas posiciones que basan su trabajo en conocer de primera mano cómo están sus equipos, ¿están preparados para asumir las consecuencias del trabajo a distancia?

Los trabajadores de Microsoft han afirmado que han notado la desconexión que existe entre ellos y sus managers. Ya no existen los espacios de recreo o los breaks para afrontar charlas distendidas.

3. El problema de la intensidad digital

La intensidad digital que soportan los trabajadores actuales es mucho mayor a la que se experimentaba en marcos laborales tradicionales. Microsoft revela unos datos que resultan especialmente significativos:

  • El tiempo dedicado a las reuniones de Microsoft Teams se ha duplicado entre febrero de 2020 y febrero de 2021.
  • Las reuniones han aumentado de los 35 a los 45 minutos.
  • La cantidad de correos electrónicos entregados a los clientes comerciales aumentó en más de 40.000 millones.
  • El usuario promedio de teams envía un 45% más de chats a la semana. Además, también un 42% más de mensajes fuera de su horario laboral.

Pese al crecimiento de los números, también debemos destacar la importancia de la organización. Y es que la propia Microsoft afirma que el 62% de las llamadas y de las reuniones que se producen entre los miembros de su organización no estaban planificadas. Con el prejuicio que ello puede llegar a suponer en materia de organización.

4. ¿Qué ocurra con las interacciones sociales? ¿Y con la innovación?

La reducción de las interacciones sociales espontáneas en el mercado laboral tiene un importante desafío por definir: la innovación. A medida que trabajamos más en solitario, las sinergias entre los empleados se reducen de manera considerable. Por ello, es necesario habilitar canales de comunicación y escenarios que favorezcan esta interacción. Se trata de crear escenarios que inviten a los miembros de nuestra compañía a interactuar de manera constante.

5. El talento, ahora sí, se encuentra en cualquier parte del mundo

Uno de los grandes beneficios que han descubierto las empresas con el trabajo en remoto es que actualmente son capaces de atraer talento que emerge desde cualquier lugar del mundo. Durante la pandemia, en LinkedIn se multiplicarojn por cinco las ofertas laborales que ofrecían teletrabajo a sus candidatos.

Del total de los encuestados de Microsoft, un 46% de los mismos afirma que tiene previsto mudarse durante el presente 2021 a otras ciudades para disfrutar de una calidad de vida que, hasta ahora, había quedado prohibida.

¿Qué aplicaciones son necesarias para afrontar las modalidades híbridas de empleo?

Comunicación / Organización

Slack

Logotipo de slackPreviamente a la irrupción de la COVID 19, Slack estaba presente en una gran cantidad de compañías. Sin embargo, tras ésta, podríamos afirmar que está en la inmensa mayoría de las compañías de todo el mundo.

Slack es una herramienta de comunicación y de organización con la que resulta especialmente sencillo coordinar todos los equipos y los trabajadores en remoto. Entre las múltiples funcionalidades que ofrece nos encontramos con su capacidad para crear grupos en base a los equipos de trabajo, compartir archivos o llevar a cabo la programación de eventos.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una de las aplicaciones más utilizadas en materia de comunicación y de organización. Una de sus principales características es que se integra a la perfección con Office 365, por lo que resulta muy accesible para una gran cantidad de compañías que trabajan habitualmente con su ecosistema.

Zoom

Zoom Video

Zoom ha sido, con total seguridad, la aplicación que más descargas ha aglutinado con la pandemia. Pese a que ya llevaba varios años en el mercado, no ha sido hasta la COVID 19 cuando su popularidad se ha elevado a un nivel superior.

La aplicación cuenta con versiones disponibles para Mac, Windows, Lunix, iOS y Android. Por lo que resulta muy complejo que podamos sufrir cualquier problema en términos de compatibilidad. Tanto con los miembros de nuestro propio equipo como con nuestros clientes.

En Zoom podremos llevar a cabo múltiples funcionalidades: desde compartir nuestro escritorio hasta la aplicación con la que estemos trabajando en ese momento. Además, también cuenta con pizarra y con chat virtual, exprimiendo
las posibilidades en términos de comunicación.

Skype

Skype fue una de las primeras aplicaciones que irrumpieron en el universo online centrada en ofrecer una solución completa para realizar videollamadas. Pese a que actualmente no es la herramienta que mayores funcionalidades nos ofrece, es una buena solución para cubrir con nuestras necesidades iniciales en materia de comunicación.

Al estar presente en una gran cantidad de plataformas, se convierte en una de las mejores soluciones por las que podemos optar.

Gestiones de proyectos

Trello

trelloUna de las principales ventajas que ofrece Trello frente al resto de herramientas es que ofrece una curva de aprendizaje especialmente rápida. El equipo que se encuentra detrás del desarrollo de la misma ha realizado un notable esfuerzo creando una solución muy sencilla e intuitiva. Y todo ello sin perder un ápice de funcionalidad.

A través de Trello podemos obtener una perspectiva general en torno al estado en el que se encuentran nuestros proyectos. Nos ofrece la opción de añadir etiquetas, asignar orden de prioridad u ordenar por fechas. Además, también cuenta con la opción de añadir documentos en los tableros.

Por último, conviene destacar su integración con una gran cantidad de aplicaciones, como es el caso de Dropbox o de Google Drive, entre muchas otras.

Asana

Asana ofrece funcionalidades más avanzadas que Trello pero, en esencia, son dos aplicaciones muy similares. Dependerá de nuestras necesidades cuál puede ser mejor opción para nuestro negocio.

Entre sus características más destacadas, se encuentran las siguientes:

  • Gestión de proyectos y de tareas
  • Tablero y calendario compartido
  • Asignación de tareas
  • Control de fechas de entrega
  • Notificaciones por mail

Dependiendo del tamaño de tu empresa, es posible que Asana ofrezca funcionalidades por encima de tus necesidades. Sin embargo, probarla es gratuito, puesto que no requiere de la contratación de ningún plan hasta los 15 usuarios.

Todoist

El ámbito de la gestión de tareas es una de las más completas que existen en el universo online. Y también una de las más importantes cuando se trata de asegurar el orden en una organización con modelos de trabajo híbridos o en remoto. Sin embargo, pese a la amplitud del campo, Todoist es una de las mejores opciones que podemos encontrar actualmente.

Todoist es una herramienta gratuita hasta los 80 proyectos, con cinco licencias para cada uno de ellos. Si necesitamos un mayor número de funcionalidades, conviene conocer que con las versiones de pago podemos incluir recordatorios, comentarios en las tareas, intercambiar archivos...

Edición colaborativa y compartir archivos

Google Docs

Logo google DocsGoogle Docs es una de las aplicaciones que siempre deben estar presentes para aquellas empresas que, por su ámbito de trabajo, tengan que intercambiar y editar múltiples archivos entre varios usuarios.

La experiencia de usuario que ofrece a la hora de colaborar y de editar en línea resulta muy satisfactoria. Además, el apoyo con el que cuenta por parte del resto de aplicaciones de Google la convierten en una de las mejores opciones por las que podemos decantarnos actualmente en el mercado.

Office 365

De naturaleza muy similar a Google Docs, Office 365 es otra de las herramientas que debemos tener en cuenta. Si nuestro ecosistema de aplicaciones cuenta con la presencia de alguna de las de Microsoft, como es la gestión del correo o Skype, Office 365 puede ser la mejor opción.

Tanto su experiencia de usuario como la integración con el resto de aplicaciones de compañía la convierten en una de las candidatas que siempre debemos tener en cuenta.

Notion

Notion completa uno de los podios más exigentes que encontramos a la hora de mencionar herramientas colaborativas de edición de archivos. Norton es una versátil herramienta que nos permite no solo editar documentos, sino también crear multitud de espacios de trabajo y organizar a nuestros empleados de acuerdo al área de trabajo en la que participen.

Cada uno de estos aspectos permite añadir subespacios hasta completar todas las áreas con las que cuenta nuestro negocio.

Soluciones en la nube

Dropbox

Dropbox fue una de las primeras soluciones en la nube para compartir archivos que aterrizó en el mercado. Actualmente, y pese a que han ido irrumpiendo diferentes alternativas, todavía son muchos los usuarios que confían en el buen rendimiento que ofrece.

Durante los últimos años ha ido desarrollando nuevas funcionalidades. Demostrando que quiere de competir de tú a tú con algunas de las plataformas líderes del mercado.

Google Drive

Google Drive es una de las herramientas que mayor número de usuarios utilizan. La suite de Google, como no podía ser de otra manera, es sinónimo de estabilidad y de seguridad de nuestros datos. La accesibilidad que presenta desde cualquier dispositivo provoca que sea una de las mejores opciones por las que podemos decantarnos.

Microsoft 365

Microsoft OneDrive Conecta SoftwareSi trabajamos con el ecosistema de Microsoft, Microsoft 365 cuenta con todo lo necesario para convertirse en nuestra herramienta favorita. A través de ella podemos compartir todos nuestros documentos, colaborar en línea con otros miembros de nuestra empresa o guardar todos los archivos importantes.

Su estabilidad y la excelente experiencia de usuario que ofrece, dos de sus principales señas de identidad.

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Proyecto Cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional. Beneficiario: Conecta Software Soluciones SLU. Nº expediente: EATIC2019010001. Inversión Aprobada: 173.800,00 €. Comienzo: 01/04/2019. Finalización: 30/09/2020. El presente proyecto tiene como objetivo el desarrollo de una capa de usuario multilingüe y dashboards para entornos web y windows de solución de Business Intelligence.

Proyecto Cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional. Beneficiario: Conecta Software Soluciones SLU. Nº expediente: PI2019010001. Inversión Aprobada: 6.444,80 €. Comienzo: 17/10/2018. Finalización: 16/10/2019. El presente proyecto tiene como objetivo el desarrollo de un software conector que automatiza la generación de catálogos virtuales para que la empresa pueda ofrecer en su Tienda online productos con una amplia descripción y con imágenes que hagan la experiencia del usuario más rica y completa.

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