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El efecto checklist

June 22, 2020
Posted in estrategia
June 22, 2020 Njla772

 

Key concepts

  • A pesar de encontrarnos en la era del  conocimiento, todavía son factibles los errores provocados por la ineptitud y el desconocimiento
  • Podemos diseñar tantas listas de comprobación, o checklists, como tipos de problemas complejos queramos resolver
  • Hay listas que se utilizan para verificar que todo se haya hecho como según lo previsto, y otras que indican detalle a detalle los pasos a seguir
  • Saber hacer una checklist es crucial para lograr mejorar la eficiencia. La precisión, la extensión, la redacción y los detalles son fundamentales.
  • En el mundo de la medicina, la aeronáutica, la ingeniería o las finanzas, las listas de comprobación refuerzas y potencias los conocimientos y habilidades de los profesionales

Resumen de El efecto checklist

Nuestra generación es capaz de construir edificios inteligentes, predecir desastres climáticos y entender el mundo que habita de formas cada vez más amplias y complejas. No obstante, tal como lo señalan los filósofos Gorovitz y MacIntyre, prevalecen dos razones por las que todas las personas, incluso los considerados más aptos, podrían fracasar: ignorancia e ineptitud.

Estos filósofos entienden por ignorancia a ese edificio que todavía no sabemos cómo construir, a aquella vida que no se pudo salvar o las tormentas que aún no se pueden pronosticar; es decir, todo aquello que la humanidad aún desconoce. La ineptitud, en cambio, está más cerca de la negligencia: se trata en este caso de poseer un conocimiento, pero aplicarlo erróneamente.

“Los fracasos evitables son frecuentes y persistentes,  además de frustrantes, y se producen en muchos campos que van desde la medicina hasta las finanzas, desde el mundo empresarial hasta la política”.

Existen todavía fracasos con grandes costes, tanto económicos como humanos, que pudieron ser evitados desde el mundo médico, financiero, empresarial, tecnológico o político. Esto obliga a desarrollar y emplear herramientas y estrategias que se basen en el conocimiento y en la experiencia para contrarrestar los errores y alcanzar la eficiencia. Una de estas estrategias son las listas de comprobación o, en inglés, checklists.

“El motivo es cada vez más obvio: el volumen y la complejidad de nuestros conocimientos ha superado nuestra capacidad individual para ejecutar nuestro trabajo de forma correcta, segura o fiable”.

Estas listas brindan protección contra fallos dado que presentan con claridad y de forma concreta los mínimos pasos indispensables para llevar a cabo una operación o proceso. Además, ofrecen la posibilidad de verificar punto por punto de forma consciente y disciplinada, qué hemos hecho y qué nos queda por hacer.

Los tipos de checklists

Existen tantas listas de comprobación, o checklists, como tipos de problemas complejos por abordar

Las primeras listas de comprobación se utilizaron en el campo de la aviación después de algunos accidentes que costaron vidas humanas. A partir de su uso, los accidentes aéreos se redujeron drásticamente y se demostró que las checklists sirven para detectar fallos técnicos y humanos, como la distracción, el olvido, la falta de atención o la prisa.

Para hacer listas de comprobación eficientes, primero hay que determinar el tipo de problema que queremos resolver. Así, desde la ciencia de la complejidad, Brenda Zimmerman y Sholom Glouberman exponen la diferencia entre tres tipos de problemas:

  1. Problemas simples – Son aquellos parecidos a preparar un plato de cocina. Seguir una receta y adquirir una técnica básica resultarán suficientes para obtener el resultado esperado.
  2. Problemas complicados – Estos problemas suelen subdividirse en distintos problemas simples. Son situaciones, planteamientos o necesidades que no cuentan con una receta que garantice el resultado. Además, requieren habilidad, experiencia, equipo especial, conocimientos especializados y un plan de contingencia para diversos tipos de imprevistos. El lanzamiento de un cohete puede servir como ejemplo de este tipo de problemas.
  3. Problemas complejos – En estos problemas el ensayo de prueba y error no es suficiente para garantizar el resultado esperado. Cada situación es única, no hay recetas o técnicas mejores que otras, intervienen los factores emocionales o intelectuales. La experiencia y la habilidad facilitan pero no aseguran el éxito por lo que sus desenlaces son inciertos y poco previsibles. Tener hijos o construir un equipo de trabajo define bien a qué se refiere un problema complejo.

 

 

La forma de abordar la complejidad es asumir que cualquier cosa puede fallar o algún paso omitirse. Las listas de comprobación pueden ayudar a reunir a las personas apropiadas, a generar canales de comunicación entre ellas para detallar qué tipo de errores pueden producirse, sus causas, pero sobretodo las posibles soluciones o previsiones.

“¿Y qué tal si probáramos esta lista de comprobación? —pregunté. Detallaba los pasos para todo, desde la inspección de los aparatos hasta la administración de antibióticos y las cosas que debíamos debatir”.

Debido a que los problemas con una alta complejidad suelen superar los conocimientos que puede adquirir una sola persona, intentar centralizar los procesos desde una lista de comprobación puede ser erróneo. En realidad, quienes están al frente, en primera línea, encargados de resolver estos problemas, deben poder adaptarse para actuar.

Por este motivo, las revisiones diseñadas para hacerse con listas de comprobación deben asumir una actitud de disciplina pero también de libertad, capacidad de improvisación, protocolos de respuesta y trabajo en equipo.

Un checklist de instrucciones o de revisión

Hay listas que sirven para verificar que todo se haya hecho según lo previsto y otras que indican detalle a detalle los pasos a seguir.

En su origen, listas de comprobación que usaban los pilotos solían ser listas rutinarias para definir las operaciones de vuelo del día a día, con comprobaciones para encender los motores, salir de la puerta de embarque y circular en la pista de despegue. También tenían manuales completos con listas para situaciones imprevistas o de urgencia. Tanto las listas de rutina como las de emergencia se convirtieron en protocolos de actuación para evitar los olvidos y saber qué pasos seguir con el objetivo de salvar la vida de los pasajeros.

“No hay ninguna profesión o ámbito donde las listas de comprobación no puedan ser de ayuda”.

Pese a que las listas de comprobación están orientadas evitar errores  ¿es posible que una checklist pueda fallar? Por supuesto que sí. Hay listas de comprobación para procesos tan complejos que requieren de un altísimo entrenamiento de quien las diseña; estas listas generalmente se realizan entre equipos multidisciplinares que realizan investigaciones, estudios y análisis que pueden llevar años.

“Al fin y al cabo, una lista de comprobación no es más que una herramienta auxiliar. Si no ayuda, entonces no sirve. Pero si lo hace, tenemos que estar preparados para utilizar esa herramienta”.

Quienes se encargan de diseñar las listas deben detallar y conocer cuáles son las decisiones clave que determinarán el resultado correcto e incorrecto en el contexto para el que se realiza la lista. También deben decidir cuál es el momento específico para usar una lista de comprobación. En este sentido, existen dos tipos de listas de comprobación:

  1. “Hacer-Confirmar” – son aquellas que los miembros de un equipo o un individuo ejecuta haciendo uso de la memoria y la experiencia. La lista de comprobación, más que ser una guía, es un medio para confirmar que todo esté listo, que todos los pasos se hayan cumplido de manera correcta.
  2. “Leer-Hacer” – están encaminadas a acompañar el proceso completo. Quien las ejecuta debe ir marcando punto por punto lo que la lista indica para ir realizando la acción necesaria detalle a detalle. Estas listas son instructivas.

Quienes estén a cargo de realizar una lista de comprobación para un proceso o situación específica, deben primero elegir qué tipo de lista será la más adecuada para lograr los resultados que se espera obtener.

Cómo es un buen checklist

Saber hacer una checklist es crucial para lograr su eficacia. La precisión, la extensión, la redacción y los detalles son esenciales.

Existen algunos pasos a seguir y características esenciales para lograr que una lista de comprobación sea confiable y útil y cumpla las metas para las que fue diseñada:

  • No deben ser extensas – como regla general es ideal que contenga entre cinco y nueve apartados. Para algunas situaciones de riesgo extremo, solo se dispone de segundos para verificar los puntos cruciales. Una lista breve asegura, además, que quien la revisa no tenga la tentación de saltarse pasos.
  • Enfocarse en las cuestiones de vida o muerte – Es necesario que toda lista incluya una señalización clara sobre los pasos que bajo ninguna circunstancia pueden saltarse u omitirse, aunque haya mucha prisa, distracción o exceso de confianza.
  • Deben tener una redacción sencilla y precisa – Según el campo en el que va a ser aplicada, la lista de comprobación debe usar un lenguaje propio y técnico para cada profesión. El lenguaje debe ser lo más concreto, accesible, claro y preciso que sea posible para facilitar la lectura y el entendimiento de quien la ejecuta. Debe tener una tipografía sobria y no emplear colores innecesarios.
  • Por muy estudiado que haya sido su diseño, siempre debe probarse en la vida real –  Aunque quienes han diseñado una lista de comprobación se sientan absolutamente seguros de su eficiencia, deben comprobar que cada paso funciona infaliblemente. Se recomienda hacer pilotos o simulaciones que permitan conocer los fallos imprevistos y los riesgos de no hacerles caso.

El checklist como herramienta para la generación de valor

En el mundo de la medicina, la aeronáutica, la ingeniería o las finanzas, las listas de comprobación refuerzan la habilitad de los profesionales.

Los problemas complejos que pueden presentarse en distintos campos profesionales hacen parecer que lo único que se espera de los expertos en el campo es audacia, habilidad e infalibilidad. En muchos casos, hablar de listas de comprobación frente a estos expertos podría leerse como un intento de desacreditar su experiencia o conocimiento; sin embargo, es preciso hacerles saber que estas listas son herramientas sencillas para apoyar o complementar las competencias y habilidades de quienes las manejan.

“Es absurdo suponer que las listas de comprobación van a acabar con la necesidad del valor, la inteligencia y la capacidad de improvisación”.

Es importante entender que las listas de comprobación justamente tienen el sentido inverso. Su objetivo no es comprobar que el experto haga bien o no su trabajo, sino ofrecerle una herramienta que lo libere de las cosas nimias o rutinarias para dejar que el cerebro se concentre en lo verdaderamente importante y profundo.

“Mientras sigan siendo cortas, utilizables y decididamente modestas, seguirán salvando miles y miles de vidas”.

Todos los campos de estudio que existen tienen una definición de lo que es la profesionalidad y cuentan con códigos de conducta afines a su ética, ideales y deberes. Por ese motivo, las listas de comprobación pueden hacerse para aviadores, médicos, abogados, economistas, soldados, autoridades gubernamentales y para cualquier persona, grupo de trabajo u organización que requiera realizar acciones eficientes, precisas y coordinadas para lograr un fin en particular, usando tres principios o códigos comunes:

  1. Desinterés – Los profesionales que asumen la responsabilidad de otros individuos, siempre y de manera categórica, antepondrán las necesidades e inquietudes de quienes están bajo su cuidado, por encima de las propias.
  2. Destreza –  Todos los profesionales tienen la responsabilidad de esforzarse por alcanzar la excelencia en su campo de estudio y de acción.
  3. Trust – Todo profesional debe tener un comportamiento responsable y comprometido con las personas que están bajo su cuidado.

Ninguna lista debe tener un aspecto forzosamente sofisticado o pretencioso. En la sencillez radica la utilidad de esta herramienta. La mejor forma de saber si se necesita una lista para un campo o proceso específico es responder a las preguntas: ¿ayudará a definir las tareas? ¿salvará vidas? ¿ahorrará dinero?

Si detectamos que no nos aportará este tipo de ventajas que no necesitamos un checklist. Si, por el contrario, la tarea en cuestión requiere garantizar la eficacia y la seguridad, entonces contar con una lista de comprobación será la pauta a seguir.

About the author

El especialista en cuestiones de seguridad quirúrgica y conferencista TED, Atul Gawande, es cirujano, escritor de numerosos libros y en el New Yorker. Investigador de salud pública, practica cirugía general y endocrina en el Brigham and Women’s Hospital en Boston y ejerce como profesor de la Escuela de Salud Pública de la Universidad de Harvard.

Book card

Título: El efecto checklist

Título original: The Checklist Manifesto

Autor: Atul Gawande

Editorial: Antoni Bosch Editor, S.A.

"El efecto checklist no solo está lleno de historias fascinantes, sino que sinceramente cambió mi forma de ver el mundo. Es el mejor libro que he leído en años.
Steven Levitt, autor de Freakonomics"

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